Hvordan man skriver et følgebrev til en universitetsuddannelse

Indhold

• etaper
• Del 1 Brainstorm
• Del 2 Start skriveprocessen
• Del 3 Strukturering af brevet
• Del 4 Skriv et hårdt brev

Motivationsbrevet (eller støttebrevet) er frem for alt en type dokumenter, der supplerer curriculum vitae, sendt til en rekrutterer for at informere ham om kandidatens vilje til at arbejde med ham. Den kan dog også ledsage en ansøgningsfil, når du vil have adgang til et kandidatuddannelse eller stipendium. Når det er godt skrevet, giver dette dokument væsentlige oplysninger om kandidaten, det skal skrives på en kreativ og tankevækkende måde. Da denne del af ansøgningsprocessen kan være så vigtig, skal du skrive og perfektere brevet grundigt, inden du sender det.

etaper

Del 1 Brainstorm

1. 
   

   
   Tag notater. Under hele brainstormprocessen skal du skrive nogle vigtige noter, som du kan konsultere, når du skriver brevet. Bemærk både primære og sekundære detaljer, uanset om du bruger dem i følgebrevet eller ej.

2. 
   

   
   Foretag en undersøgelse af universitetet og dets læseplan. Læs al den trykte eller digitale dokumentation, der er leveret af universitetet, og sørg for at tjekke dets websted. Vær særlig opmærksom på adgangskriterierne for det program, du ønsker at følge.
   • Generelt beskriver universiteter de kvalifikationer, de forventer af forskellige kandidater. Du kan bruge disse oplysninger til at tilpasse følgebrevet til den institution, hvor du ønsker at registrere.
   • For eksempel, hvis universitetet er involveret i mange humanitære årsager i forbindelse med programmets tema, kan du lægge større vægt på dine egne humanitære interesser. På den anden side, hvis optagelseskriterierne er strengt begrænset til akademikere, bliver du nødt til at fokusere på dine ambitioner og dine akademiske oplevelser.

3. 
   

   
   
   
   Spørg dig selv, hvorfor du er den ideelle kandidat. Programmets optagelsesudvalg vil vide, hvorfor det skal vælge dig snarere end en anden. Før du giver dit svar, skal du dog stille dig selv dette spørgsmål.
   • Tænk på din universitetskarriere indtil videre. Tænk på de kurser, lærere og påvirkninger, der fik dig til at vælge din nuværende akademiske vej og bestemte løbet af din karriere.
   • Tænk på, hvorfor du valgte denne skole og dette program. Overvej alle dine motiveringer, hvad enten du er personlig eller professionel.

Del 2 Start skriveprocessen

1. 
   

   
   Udvikl brevet. Saml alle dine noter, og prøv at organisere dem i stort set. Din plan skal indeholde separate sektioner til introduktion, udvikling og dine lukningsanmerkninger.
   • Hvis du ikke ved, hvordan du strukturerer brevet, kan du overveje at klassificere dine noter i en lignende flowdiagram eller struktur. Målet med dette trin er at organisere dine ustrukturerede ideer.

2. 
   

   
   
   
   Skriv brevet. Efter at have organiseret dine ideer, skal du begynde at skrive det første udkast til dit brev. Husk, at dette kun er et groft udkast: du bliver nødt til at foretage ændringer for at forbedre det, før du sender det.
   • Medtag eventuelle ideer, som du synes er relevante, og beskriv dem med så mange sensoriske detaljer som muligt. Selvom du muligvis ender med for meget information, har du breddegrad til at fjerne irrelevante ideer i replayfasen.
   • Gennemgå dine uformelle noter og din formelle plan for denne del af processen. Bemærk også, at du skal følge retningslinjerne i det tredje afsnit af denne artikel.

3. 
   

   
   Læs brevet igen et par dage senere. Når du er færdig med det første udkast, skal du tage mindst en dag eller to hvile, før du overvejer at ændre brevet.
   • I det mindste skal du være nøje opmærksom på grammatikken og strukturen i dit brev.
   • Og endnu vigtigere er, at du også skal korrekturlæse dit brev for at sikre dets nøjagtighed og konsistens. Fakta skal være korrekte, ideerne skal være originale og tonen skal være professionel.

4. 
   

   
   Søg konstruktiv kritik. Dette trin er ikke vigtigt, men det kan være nyttigt at få eksterne meninger fra kvalificerede mennesker, herunder lærere og kolleger, der går på samme kursus som dig.
   • Ideelt set bør du prøve at kontakte nogen, der allerede er tilmeldt det program, du ansøger om. Denne person vil have en bedre idé om universitetets forventninger.

5. 
   

   
   Gennemgå brevet efter behov. Gennemgå motivationsbrevet fra et kritisk synspunkt (dit og andre). Vær ikke bange for at omskrive det flere gange, indtil det er godt skrevet.
   • Fjern overflødige ideer eller ord såvel som oplysninger, der ikke direkte relaterer til brevet. I gennemsnit skal følgebrevet kun have en hel side, alle yderligere sider betragtes generelt som unødvendige og forældede.
   • Ikke desto mindre kan nogle universiteter kræve, at ansøgere indsender længere breve med to eller tre sider. Det er bedst at læse ansøgningsskemaet eller programretningslinjerne for at finde disse detaljer. Hvis du ikke kan finde noget, er det bedst at holde sig til en side.
   • Sørg for, at du lægger de vigtigste ideer i begyndelsen af ​​dit brev, og omorganiser indholdet så meget som nødvendigt for at give det en smule flydende.

Del 3 Strukturering af brevet

1. 
   

   
   Adresser brevet så præcist som muligt. Hvis du kender navnet på den person, der studerer optagelsesformularerne på universitetet, er det bedre at sende ham brevet med navn.
   • Hvis du ikke kan finde navnet på denne person, skal du i det mindste forsøge at henvende dig til læseren i henhold til hans holdning. Her er nogle eksempler:
     • Kære indlæggelsesrådgiver;
     • Kære Admissionsudvalg;
     • kære direktør for optagelser.
   • Brug kun generiske lykønskningsformularer (Til hvem, Dear Sir and Madam) hvis du ikke har noget andet valg.

2. 
   

   
   Angiv et klart mål. Første afsnit i følgebrevet skal sammenfatte alt dets indhold og give læseren en klar idé om, hvad de kan forvente.
   • Dette første afsnit skal kun indeholde en til tre sætninger, hvor du indirekte skal angive, at du sender et følgebrev til det program, du har valgt.
   • Din indledende sætning kan se ud som dette eksempel: ”Jeg skriver dette brev for at udtrykke min interesse i ABC-programmet fra XYZ University. "

3. 
   

   
   Resumér dine grunde. I brevet skal du fortælle optagelsesrådet, hvorfor du mener, at dette universitet og dets program er dine bedste aktiver. Du skal også forklare, hvorfor bestyrelsen skal acceptere dig snarere end andre potentielle kandidater.
   • Se de noter, du har lavet om dine motiver og kvalifikationer.
   • Forklar, hvorfor du er den ideelle kandidat. Prøv at beskrive dine tidligere akademiske og faglige oplevelser i det program, du er interesseret i. Giv faktuelle oplysninger, men vis, hvordan disse kendsgerninger har påvirket dit liv.
     • For eksempel kan du nævne, hvordan du reagerede på temakurser på et tidligere universitetsniveau, for eksempel dit første studieår. I stedet for at sige, at du har taget kurser om det pågældende emne, skal du forklare, hvordan indholdet af disse kurser har fascineret dig, styrket din beslutsomhed eller din nysgerrighed.
   • Forklar, hvorfor du valgte dette universitet, dette program og dette sted. Mange universitetsskoler er mere tilbøjelige til at acceptere kandidater, der er lidenskabelige eller motiverede.
     • Beskriv dine professionelle mål, og forklar, hvorfor du synes, det pågældende program giver dig den bedste mulighed for at nå dem. Du kan henvise til de vigtigste aktiver, der er beskrevet i programformen, uden at nævne dem direkte.
     • Angiv, hvad der vekker din interesse for universitetet. Hvis du er en udenlandsk studerende, skal du også forklare, hvorfor du vil studere i det land, du vælger. For eksempel, hvis det er et engelsk universitet, skal du forklare, hvorfor du vil fortsætte din videregående uddannelse i England.

4. 
   

   
   Beskriv dine vigtigste kvalifikationer. Mens du demonstrerer, hvorfor du er den ideelle kandidat til programmet, skal du angive dine akademiske oplevelser, personlige egenskaber og andre relaterede oplevelser. Fokuser på de punkter, der er mest relateret til selve programmet.
   • Kontroller dit CV, men kopier det ikke. Ofte skal ansøgere vedlægge en kopi af deres curriculum vitae til ansøgningsskemaet, der ledsager følgebrevet. Du kan bruge dine CV-oplysninger til at huske vigtige detaljer, men brevet skal ikke være en nøjagtig kopi af selve CV'et. Henvis om nødvendigt læsere af dit følgebrev til CV'et for at give dem yderligere oplysninger, der ikke kan anføres præcist i følgebrevet.
   • Støtte dine skrifter Hver gang du nævner en af ​​dine kvaliteter, skal du kvalificere den ved hjælp af passende udtryk. Det er meget let at sige, at du er en hård arbejder: du skal bevise det med eksempler på oplevelser.
   • Må ikke prale.Du skal ikke gå ud af din måde at se ydmyg ud, men også undgå at beskrive noget, der får dig til at føle dig arrogant eller over selvsikker. For at gøre dette skal du først og fremmest fokusere på fakta uden at foretage den subjektive analyse.

5. 
   

   
   Bekræft dit synspunkt igen. For at afslutte brevet skal du kort gentage din vilje til at følge programmet, før du afslutter brevet og underskrive din underskrift, høfligt udtrykke din taknemmelighed over for medlemmerne af optagelsesudvalget for den tid og opmærksomhed, de har givet dig.
   • Det sidste afsnit skal have cirka tre sætninger. Omformulere din introduktionslinje og opsummer hovedpunkterne i hvert afsnit i en sætning hver.
   • Afslut brevet ved at takke læserne for tiden og opmærksomheden og sætte din underskrift med en professionel høflig sætning (såsom "Respektfuldt"), efterfulgt af dit fulde navn.

Del 4 Skriv et hårdt brev

1. 
   

   
   Brug klart og præcist sprog. Hold dig til emnet for brevet ved hjælp af et grammatisk korrekt sprog, der beskriver dine evner og intentioner med direkte udtryk. Undgå blomstrende eller mudrede beskrivelser, og brug den aktive stemme.
   • Brug ikke sætninger eller udtryk, der betragtes som klichéer. De almindelige sætninger giver et meget dårligt billede af dig, fordi de giver indtryk af, at du ikke er særlig kreativ. Når du vil bruge en bestemt kliché, skal du spørge dig selv, hvorfor du skal bruge den, og hvordan du gør det, mens du demonstrerer sandheden i denne idé med veltalende eksempler snarere end at bruge uoriginale sætninger.
     • Her er nogle eksempler på almindelige snapshots:
     • "Jeg er meget motiveret for ...";
     • "Jeg har altid elsket ...";
     • "Mine hovedmål er ..."
   • Undgå plagiering. Selv hvis du bruger oplysninger fra dokumentationen fra Admission Board til at formulere dine ideer, bør du ikke gentage disse oplysninger ord for ord. Hvis programmet fokuserer på "mest moderne udstyr", skal du undgå udtrykket "mest moderne udstyr".
   • Kopier ikke standardbrevene. Du kan synes, det er nyttigt at kigge efter kopier af følgebrev for at få en idé om strukturen og tonen at vedtage, men du bør undgå at overkopiere indholdet af disse kopier. Når alt kommer til alt er alle i stand til at kopiere et standardbrev og fuldføre sætningerne. Du skal vise, at du ikke er alle. Brug en original tone for at gøre dette.

2. 
   

   
   Brug en positiv tone. Dit brev skal fokusere på de positive snarere end de negative aspekter. Hvis du beslutter at beskrive de vanskeligheder eller udfordringer, du har været udsat for tidligere, skal du fokusere på, hvordan du overvinder dem snarere end hvor alvorlige de er.
   • Beskriv ikke dine svage punkter. Du vil sandsynligvis tale om det i interviewfasen, men dit følgebrev skal fremhæve dine styrker.
   • Koncentrer dig om fremtiden. Selvom du skal beskrive dine tidligere kvalifikationer, er det også vigtigt at demonstrere, at du har en fremtidsvision. For eksempel, snarere end at beskrive din manglende erfaring i et bestemt område, der er dækket af et større program, skal du blot indikere, at du vil lære mere om dette område.

3. 
   

   
   Forene professionel tone og personlig information. Selvom du er nødt til at tilpasse dit følgebrev til at beskrive dine interesser og oplevelser, skal du skrive et professionelt brev og vedtage det passende format.
   • Koncentrer dig om dine intellektuelle motiveringer. Selv hvis du har religiøse, altruistiske eller personlige motiver, der kommer fra hjertet, er bestyrelsesmedlemmer mere interesseret i dine intellektuelle motiver. Fokuser på dine faglige og faglige mål.
   • Forsøg på samme tid at skille sig ud fra resten af ​​kandidaterne. Generaliser ikke for meget om dine professionelle mål: vær specifik, uden at udtrykke følelsesmæssige eller personlige motiver.

4. 
   

   
   Vær ærlig. Ligegyldigt hvad du skriver, skal du ikke lyve. Undgå at overdrive tidligere erfaringer eller andre kvalifikationer ud over deres faktiske rækkevidde.
   • Fra et etisk synspunkt skal den stilling, du sigter mod, udfyldes af de mest kvalificerede kandidater. Du er nødt til at tro på din egen evne til at overvinde noget så konkurrencedygtigt og at lyve om dine evner kan betyde at du ikke har tillid til dig selv.