Hvordan man skriver en bekræftelse af ansættelsesbrevet

Indhold

• etaper
• Del 1 Forberedelse til at skrive brevet
• Del 2 Skrivning af en bekræftelse af ansættelsesbrevet

En bekræftelse af ansættelsesbrevet er et officielt dokument, som arbejdsgiveren ofte sender til en anden institution for at validere en medarbejders ansættelseshistorie. Generelt kræves denne korrespondance, når en person ansøger om et lån, forsøger at leje ejendom eller ansøger om en ny stilling. Et sådant brev kræves også for at verificere en arbejdshistorie. Når du skriver en bekræftelse af ansættelsesbrevet, skal du præsentere dig selv, give nøjagtige oplysninger om medarbejderens opgaver og bekræfte ansættelsen. Husk at bruge officielt brevhoved, sørg for at give dine kontaktoplysninger og underskrive brevet. Vi inviterer dig til at fortsætte med at læse for at gøre dig bekendt med, hvordan du skriver en komplet og nøjagtig bekræftelse af ansættelsesbrevet.

etaper

Del 1 Forberedelse til at skrive brevet

1. 
   

   
   Find ud af, hvorfor du vil skrive en bekræftelse af ansættelsesbrevet. Dit indhold og din stil kan variere afhængigt af modtageren af ​​brevet. Hvis det er en finansiel institution, er det bedre at indføre en formel stil. Du bliver sandsynligvis nødt til at inkludere økonomiske oplysninger, såsom løn, provision, forhøjelser og bonusser. På den anden side, hvis brevet vedrører en medarbejder, der ansøger om et nyt job, kan du skrive det i en venlig stil og udelade de økonomiske oplysninger.
   • Ved at forstå formålet og omfanget af brevet, vil du være i stand til at skrive et dokument, der netop imødekommer modtagerens behov.

2. 
   

   
   
   
   Identificer den bedste person til at skrive brevet. Generelt er dette brev skrevet af arbejdsgiveren på vegne af medarbejderen. I dette tilfælde er det medarbejderen, der beder dig i din egenskab af arbejdsgiver om at udstede et arbejdscertifikat til et bestemt formål. På den anden side er det også muligt for en medarbejder at beskrive brevet selv. I denne situation skriver medarbejderen brevet og beder derefter arbejdsgiveren om at underskrive det. Denne kan ændres om nødvendigt. Men generelt er det op til arbejdsgiveren at skrive brevet på medarbejderens vegne og ikke omvendt.
   • Hvis du skriver et sådant brev til en af ​​dine medarbejdere, kan du tilpasse det til dine standarder og kontrollere indholdet. Derudover får brevet større vægt, fordi du er forfatter, som arbejdsgiver. Det er dog tid til at afslutte denne opgave. Som arbejdsgiver har du sandsynligvis en travl tidsplan. På den anden side kan det være kedeligt at skrive disse breve. Det må dog erkendes, at bekræftelsen af ​​ansættelsesbreve generelt er kort. Som et resultat tager skrivning ikke meget tid, især hvis du har skrevet sådanne breve før.
   • Hvis du skriver dit eget brev som medarbejder, vil du lettere vælge de oplysninger, du vil afsløre for modtageren. Derudover behøver du ikke at fortælle din arbejdsgiver om dine ideer om problemet. Desuden kan skrivning af dit eget brev frigøre ham fra ethvert pres i forhold til fristerne for forberedelse af brevet. Med andre ord vil din chef være glad, fordi han ikke skriver brevet til dig. Han bliver dog stadig nødt til at underskrive det, og han kan være uvillig til at gøre det i betragtning af det, du har skrevet. Hvis dette er tilfældet, bliver du sandsynligvis nødt til at omskrive brevet og spilde tid eller få arbejdsgiveren til at skrive det til dig.

3. 
   

   
   
   
   Saml de nødvendige oplysninger. Når du kender modtageren, skal du samle de nødvendige elementer for at skrive brevet i sin helhed.
   • Hvis du er arbejdsgiver, kan du overveje at interviewe medarbejderen for at bestemme indholdet af brevet. Du skal især specificere modtageroplysninger, formålet med brevet, de punkter, der skal inkluderes, og datoen for afsendelsen.
   • Hvis du er medarbejder, og du skal selv skrive brevet, har du alle de nødvendige oplysninger, selvom du først skal diskutere det med din arbejdsgiver for at finde ud af, hvad han forventer af dette brev. Dette vil hjælpe dig med at skrive et brev, der opfylder kravene fra din arbejdsgiver og ikke medfører problemer, når du underskriver.

Del 2 Skrivning af en bekræftelse af ansættelsesbrevet

1. 
   

   
   Brug et brevhoved fra virksomheden. For at beskrive dit brev skal du altid medbringe et papir med den officielle leder af virksomheden. Hvis du er arbejdsgiver, kan du prøve at anvende denne regel automatisk. Hvis du er medarbejder, skal du bede din chef om at bruge et brevhoved fra virksomheden. Et brev skrevet på et sådant papir vil være mere formelt og vil tilskynde modtageren til at stole på indholdet.
   • Hvis du ikke har et brevhoved, kan du oprette et ved hjælp af din computer. Lute skal indeholde firmanavn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Det skal også indeholde oplysninger om forfatteren af ​​brevet, dets funktion og datoen for skrivelsen.

2. 
   

   
   Vær specifik ved at indtaste modtagerens adresse. Hvis du kender hans navn, skal du sende ham brevet direkte. Hvis ikke, skal du angive virksomhedens adresse, mens du nævner formålet med brevet.
   • Hvis du for eksempel kender adressen og navnet på modtageren, skal du indtaste dem under overskriften. Fortsæt derefter med en opkaldsformular som "dyre".
   • Hvis du ikke kender navnet på modtageren, skal du sende brevet til en af ​​firmaets afdelinger med angivelse af objektet på en linje. For eksempel, hvis du går ind i en finansiel institution for at få et ansatslån, kan du sende brevet til den lokale filial af den institution. Du kan angive formålet med brevet med en sætning som "bekræftelse af ansættelsesbrev med henblik på at få et lån".

3. 
   

   
   Præsenter dig selv. Brug det første afsnit i dit brev til at forklare, hvem du er, og hvad er formålet med brevet. Du skal angive din position, din anciennitet i virksomheden og længden på dit forhold til medarbejderen. Selv hvis du er medarbejder, skriver du brevet ud fra din arbejdsgiver, da det er han, der underskriver det.
   • For eksempel kunne du skrive: ”Jeg hedder Robert Martin og jeg er direktør for salg og marketing hos ABC. Jeg har arbejdet i dette firma i 12 år. Jeg har kendt medarbejderen i syv år, og jeg har været hans direktør i tre år.

4. 
   

   
   Bekræft ansættelsen af ​​den interesserede. I det næste afsnit opsummerer du medarbejderens funktion i virksomheden. Du vil navnlig angive datoerne for medarbejderens skift i de forskellige funktioner, han har haft, hans nuværende titel i virksomheden, uanset om han er en del af det midlertidige eller faste personale og stadig øver. Det er i dette afsnit, at du om nødvendigt inkluderer medarbejderens økonomiske oplysninger.
   • Her er et eksempel på, hvad du kan skrive. "Vi bekræfter hermed, at medarbejderen har været i ABC Company i syv år, med virkning fra 7. september 2003. Han har været fast salgsassistent siden 7. januar 2011."
   • Her er et andet eksempel. "Vi attesterer hermed, at medarbejderen arbejdede for ABC Company i syv år, fra 7. september 2003 til 7. januar, 2011. I løbet af denne periode havde han stillingen som Assistent Sales Manager på fuld tid. og han modtog en årsløn på € 65.000. "

5. 
   

   
   Resumér den interesserede parts opgaver. I dette afsnit beskriver du medarbejderens opgaver inden for virksomheden. Disse oplysninger vil være meget nyttige, hvis du skriver et brev om en person, der ansøger om et andet job. Selvom et brev med bekræftelse af ansættelse er forskellig fra et anbefalingsbrev, er det altid godt at medtage takninger, der er gunstige for emnet. Dette vil forbedre dit omdømme som arbejdsgiver og hjælpe din medarbejder med at finde et nyt job, ejendom eller lån.
   • Her er et eksempel på dette afsnit. ”Hos ABC Company var medarbejderen oprindeligt ansvarlig for salget af radiatorer i Provence. Han havde en lederstilling og var ansvarlig for et team på syv til ni personer. Hans ansvar omfattede at sikre kundetilfredshed, behandle deres krav og rapportere kvartalsvis til virksomhedens hovedkontor om salgstendenser i deres region. "

6. 
   

   
   Kommuniker ikke følsomme eller ulovlige oplysninger om medarbejderen. De fleste lande har love om arten af ​​de oplysninger, som en virksomhed kan videregive om sine ansatte til en potentiel arbejdsgiver. Nogle regler giver dig kun mulighed for at give oplysninger om en medarbejder med hans samtykke. Andre giver praktisk taget ingen mulighed for en arbejdsgiver til at afsløre noget om deres ansatte, så længe de er ærlige og i god tro. Før du afslører følsomme oplysninger, skal du gennemgå lovene i dit land i denne henseende. Besøg denne hjemmeside for at få flere prøver.
   • For eksempel i Alaska (USA) kan en arbejdsgiver give oplysninger om jobpræstationer. Han vil ikke blive holdt ansvarlig, før han bevidst eller med vilje videregiver falske eller vildledende oplysninger eller oplysninger, der krænker medarbejderens borgerlige rettigheder.
   • Et andet eksempel er givet af staten Connecticut, hvor arbejdsgiveren har lov til at afsløre enhver sand information.

7. 
   

   
   Giv dine oplysninger til modtageren. Det sidste afsnit i dit brev skal indeholde oplysninger om arbejdsgivers kontaktoplysninger. Det er nødvendigt at medtage disse oplysninger for at give modtageren mulighed for at kontakte dig i tilfælde af behov. Sørg for at specificere, at modtageren kan gøre dette.
   • Her er et eksempel. "Hvis du har spørgsmål eller ønsker mere information, tøv ikke med at ringe til mig på (555) 555-5555 eller til at skrive til følgende e-mail-adresse: [email protected]. "

8. 
   

   
   Signer brevet og send det. Når dit brev er komplet, skal du lukke og underskrive det. Du kan enten give det direkte til den interesserede eller sende det til modtageren.
   • Afslut dit brev med høflighed, for eksempel "Jeg beder dig om at elske, fru, mine bedste hilsener."
   • Underskriv altid dit brev med din officielle underskrift og din position i virksomheden.
   • Sørg for at foretage den korrekte kontrol, og få de officielle frimærker stemplet i henhold til de standarder, som din virksomhed anvender for denne type brev.