Sådan præsenterer du dig via mail

Indhold

• etaper
• Del 1 Start med en blomstrende
• Del 2 Forbliver kortfattet
• Del 3 Afslut mailen

E-mailen er en af ​​de mest almindelige kommunikationsformer i den moderne verden, og at vide, hvordan man introducerer sig til nogen via e-mail, kan udføre vidundere for din karriere og dit netværk. Ved at skrive en kort og klar e-mail øger du sandsynligheden for, at din modtager vil tage sig tid til at læse og kontakte dig. Undgå de mest almindelige fejl for at differentiere dig selv fra andre.

etaper

Del 1 Start med en blomstrende

1. 
   
   

   
   Sørg for, at emnet for e-mailen er klart. Din modtager skal vide om emnet i e-mailen, før du åbner den. Sørg også for, at det er kort: En lang genstand kan være tung. For en mail-introduktion er det generelt perfekt acceptabelt at beskrive "Introduktion - Dit navn ».
   • Sørg for først at beskrive objektet! En almindelig fejl er at gemme postobjektet til slutningen, hvilket kan føre til, at man helt glemmer at skrive det.
   • Bærbare computere viser normalt kun 25 til 30 tegn på objektet, så skriv et kort.

2. 
   
   

   
   Start med en formel hilsen. Start ikke med "Hej" eller "Hej". Du kan bruge disse former for hilsen, når du kender personen. Start med en velkendt høflighed. Undgå at bruge modtagerens fornavn, når du hilser til ham.
   • "Kære fru / mister / frøken" - Hvis du ikke er sikker på familiesituationen for den kvinde, du skriver til, skal du altid bruge "Madam", hvilket er mindre formodende.
   • "Dear Sir / Madam" - Du bør kun bruge dette, hvis du ikke er sikker på, hvem der vil modtage det.

3. 
   
   

   
   
   
   Præsenter dig selv. Din første sætning skal introducere dig for din modtager. Dette giver ham mulighed for at knytte et navn til resten af.
   • "Jeg ringer ..."
   • Giv din titel efter behov. Hvis du har flere titler, skal du ikke liste dem alle, kun de vigtigste eller mest relevante.

Del 2 Forbliver kortfattet

1. 
   
   

   
   Forklar, hvordan du fik modtagerens e-mail-adresse. Fortæl modtageren, hvordan du fandt informationen til at kontakte ham. Dette beviser, at du er gået gennem de rigtige kanaler for at kontakte ham.
   • «Din administrative manager har kommunikeret denne e-mail-adresse»
   • "Jeg fandt denne e-mail-adresse på dit websted"
   • "Så og det samme siger at kontakte dig"

2. 
   
   

   
   Tal om sidste gang, du så hinanden (hvis det er tilfældet). Ved at opdatere personens hukommelse kan du reducere for at forenkle mere.
   • "Vi talte kort på sidste uges konference"
   • "Vi talte i telefon i går"
   • "Jeg så din præsentation om ..."

3. 
   
   

   
   
   
   Har en interesse i fælles. Dette kan hjælpe dig med at identificere dig selv til din modtager og gøre din virksomheds e-mails mindre kold. For at finde fælles interesser skal du muligvis undersøge modtageren. Mulige søgeplaceringer inkluderer Facebook og LinkedIn.
   • Sørg for, at du lader personen vide, hvor du finder denne fælles interesse: du ville være anderledes for en stalker.
   • Prøv om muligt at sikre dig, at din fælles interesse er forretningsrelateret: for eksempel noget i dit felt eller en professionel lidenskab, som du begge deler.

4. 
   
   

   
   Angiv den grund, der fik dig til at komme i kontakt. Vent ikke længe på at komme til kendsgerningerne. Ingen vil læse en mail med flere afsnit, før de læser noget relevant. Forklar klart og direkte, hvad du ønsker, og hvorfor du kontakter denne person om det. Hvis du beder om rådgivning eller noget andet, skal du sørge for, at det er rimeligt, især hvis det er din første kontakt.
   • "Jeg ville være interesseret i at vide mere om ..."
   • "Jeg vil gerne møde dig for at diskutere ..."
   • "Jeg vil gerne have din mening om ..."

5. 
   
   

   
   Sørg for, at din e-mail forbliver fokuseret på emnet. En e-mail, der går i alle retninger, kan tilskynde din modtager til at miste interessen eller endda glemme, hvorfor du sender ham en e-mail. Gør din mailpræsentation enkel og spørg kun en ting til din modtager.

Del 3 Afslut mailen

1. 
   
   

   
   Tak modtageren for den tid han tog. Ingen kan lide at læse alle deres e-mails, så sørg for at takke modtageren for at have taget sig tid til at læse din. Denne enkle gestus af høflighed vil i høj grad forbedre stemningen hos din modtager og øge dine chancer for at få et svar.
   • ”Jeg værdsætter, at du tog dig tid til at læse denne e-mail. "
   • "Tak, fordi du tog dig tid til at læse dette. "

2. 
   
   

   
   Foreslå din læser at kontakte dig. Bed modtageren om at svare, ringe, tænke over dit tilbud eller noget andet, der gør det forenklet for dem. At stille et spørgsmål er en anden god måde at involvere personen på.
   • "Ring til mig, når du har fritid"
   • "Lad os spise frokost sammen i de næste par dage"
   • "Hvad synes du om ...? "
   • "Ser frem til dit svar"

3. 
   
   

   
   Afslut din e-mail. Når du er færdig med en professionel e-mail, skal du sørge for at være taknemmelig, men kortfattet. Ved blot at hilse på en e-mail for at afslutte den, forbliver du professionel, mens du stadig udtrykker din taknemmelighed.
   • "Med venlig hilsen"
   • "Tak,"
   • "Med venlig hilsen, med venlig hilsen"
   • "Med venlig hilsen"
   • Undgå "Din sandhed", "Med venlig hilsen din", "Tak! »,« À + »,« Tak for din opmærksomhed ».

4. 
   
   

   
   Tilføj din signatur. Hvis du ikke har konfigureret din postkasse til at inkludere din signatur, skal du sørge for at afslutte med at tilføje dit navn, titel og oplysninger for at kontakte dig. Overbelast ikke denne del af fem telefonnumre, to e-mail-adresser og tre websteder. Gør tingene bare, så modtageren ved den bedste måde at kontakte dig på. Undgå at medtage citater i din underskrift.
   • :: Jean Dupont
   • : :
   • :: [email protected]
   • : : 06 46 60 87 83
   • : :
   • :: www.sitewebjeandupont.fr

5. 
   
   

   
   Gennemgå e-mailen. Før du klikker på "Send", skal du tage dig tid til at læse din e-mail igen tre gange og korrigere de fejl, du støder på. Da det er sandsynligt, at denne mail er din første kontakt med modtageren, skal du gøre det bedst mulige indtryk. Stave- og grammatikfejl vil gøre din e-mail meget mindre professionel.