Sådan svarer du på telefonen, mens du er på arbejde

Indhold

• etaper
• Del 1 Tag telefonen op
• Del 2 Tal i telefonen

At projicere et professionelt image på arbejdet er vigtigt for enhver professionel succes. Uanset deres position i virksomheden er det at besvare telefonen en opgave for næsten alle ansatte. Hvis du svarer godt, kan du sætte en positiv tone på telefonopkaldet, hjælpe korrespondenten med at føle sig godt tilpas og give dig mulighed for at svare let på hans forskellige spørgsmål.

etaper

Del 1 Tag telefonen op

1. 
   

   
   Svar hurtigt. Det er ikke høfligt at holde folk travlt, når du er i forretning eller i en professionel ramme. Tag håndsættet op, og besvar opkaldet før den tredje ring.

2. 
   

   
   Sæt håndsættet på øret. Det er vigtigt at besvare telefonen hurtigt, men du skal stadig være tålmodig nok til faktisk at placere mikrofonen nær din mund. Start ikke med at tale, før du er helt sikker på, at telefonens håndsæt sidder fast på dig og dit øre, så den anden part ikke mister oplysninger.

3. 
   

   
   
   
   Træk vejret dybt inden du svarer. Start med at trække vejret dybt, før du introducerer dig selv, når telefonen er nær din mund. Dette giver dig mulighed for at holde dig rolig og mestre dig selv, hvilket giver dig mulighed for at samle dine sind og tale roligt.

4. 
   

   
   Præsentere dig selv og din virksomhed. Du skal sørge for, at din korrespondent har kaldt det rigtige sted og den rigtige person, så det er vigtigt for dig at fortælle dem, hvem du er, og hvad din virksomhed er. Sørg for først at specificere navnet på virksomheden. Du kan tænke på at oprette dit eget hjem, så du ikke behøver at tænke over, hvad du skal sige, når telefonen ringer og ændre det lidt afhængigt af omstændighederne.
   • Hvis du arbejder som receptionist eller tavleoperatør, er det vigtigt, at du mestrer driften af ​​virksomheden meget godt, fordi du er den, der bliver nødt til at hjælpe den, der ringer, til at få alle de oplysninger, de har brug for. Du kan bare sige, "hej, her -virksomheder, Joseph til enheden. Hvordan kan jeg hjælpe dig? Korrespondenten vil således vide, hvem han taler med, og hvad er din virksomheds identitet, som giver ham muligheden for at fortsætte samtalen. Hvis du arbejder som privat sekretær, skal du angive den person, du arbejder for (for eksempel "Mr. Smiths kontor, Joseph på enheden"), fordi det er muligt, at det netop er den, din korrespondent virkelig leder efter. deltage.
   • Hvis du er en del af en service, skal du fortælle personen, hvad du laver, så de ved, hvilke slags spørgsmål han skal stille. Identificer dig selv ved at sige "hej, dette er Jessicas regnskab". Lad appellanten vide, om han har kontaktet kontoret eller den person, han ønsker, og om han skulle tale med en anden.

5. 
   

   
   
   
   Opbevar en notesbog og en pen i nærheden af ​​telefonen. Dette giver dig mulighed for hurtigt at notere, hvis personen gerne vil forlade dig eller give dig andre oplysninger. Undgå, at din korrespondent venter på tid til at lede efter noget at skrive.

Del 2 Tal i telefonen

1. 
   

   
   Smil, mens du taler. Selv hvis du ikke er i godt humør, kan du bare smile og foregive at være sådan få din korrespondent til at tro, at du er flink. Det kan også hjælpe dig med at forbedre dit humør.

2. 
   

   
   Tal klart og professionelt. Da du er i en professionel ramme, er det vigtigt, at du og din korrespondent kan forstå hinanden klart og præcist. Tal roligt og udtag dine ord, så du er sikker på, at det er gået godt og forstod det.
   • Undgå at bruge kendte slangudtryk som "yeah", "sure" eller "nah." Tal med ham i stedet ved at bruge klare ord og sætninger som "ja" og "nej". Uanset hvilke oplysninger du udveksler med din korrespondent under dialogen, skal du undgå enhver forvirring mellem dig. Glem ikke at sige de sædvanlige høflige sætninger som "tak" og "intet", hvis nogen.
   • Hvis du vil give personen specifikke oplysninger såsom bogstaver eller telefonnumre (f.eks. Et navn eller telefonnummer), kan det være nyttigt at have en god kommando over det fonetiske alfabet. På denne måde kan du undgå at forveksle bogstaverne, der nævnes næsten på samme måde som "M" og "N", ved at anvende nyttige tip som "M som at spise".

3. 
   

   
   Tal professionelt med korrespondenten. Brug personens navn ("Mr. Smith") og ikke hans fornavn, især hvis du ikke kender korrespondenten personligt. Glem ikke hans navn og adresser ham ved at bruge det under samtalen.
   • Det kan være en god ide at nedskrive personens navn, så snart hun fortæller dig det, så du kan huske det. Dette kan være meget nyttigt.

4. 
   

   
   Overfør opkaldet om nødvendigt. Hvis nogen ringer dig til arbejde, er det meget muligt, at de prøver at løse et specifikt problem eller har spørgsmål til at forelægge en bestemt person. Hvis du ikke rigtig ved, hvordan du besvarer et spørgsmål eller en bekymring, skal du ikke prøve at besvare det. Foreslå i stedet, at du overfører dit opkald til en, der bedre kan svare og hjælpe dig. Det vil også vise ham, at du er interesseret i hans problem og er villig til at hjælpe ham med at løse det.
   • De fleste desktop-telefoner har i dag en funktion til opkaldsoverførsel. Find ud af, om denne funktion er tilgængelig på dit kontor, og hvordan den fungerer. Hvis dette ikke er tilfældet, skal du tage nummeret på den person, som din korrespondent ringer til, og videregive ham oplysningerne.
   • Husk at være så høflig som muligt ved at gøre det og tilbyde at overføre opkaldet. For eksempel kan du sige, ”Jeg er bange for, at jeg ikke kan besvare dit spørgsmål. Vil du have, at jeg overfører dit opkald til Jacques, som kan hjælpe dig bedre? "
   • Hvis ingen andre er tilgængelige, foreslår du, at du tager en. Glem ikke at videresende dette senere.

5. 
   

   
   Afslut opkaldet professionelt. Du kan fortælle ham klart og høfligt, at samtalen er forbi, og at han kan lægge på ved blot at sige "tak" eller "farvel". Der bør ikke være nogen forvirring om, hvorvidt samtalen skal fortsætte eller ej.
   • Lad din korrespondent lægge på. Han har opkaldet, så du er nødt til at lade ham få det, han ville, da han kaldte i første omgang og lukkede samtalen. Hvis du lægger på, selvom han ikke er klar til at afslutte samtalen, kan det virke uhøfligt, eller du kan lade vigtige oplysninger undslippe dig.