Hvordan man skriver et projekt, der skal forelægges for hans administration

Indhold

• etaper
• Del 1 Skrivning af dit projekt
• Del 2 Del dit projekt

At vide, hvordan man forelægger et projekt til din administration, er en nyttig færdighed, hvis man vil præsentere nye muligheder for at registrere yderligere indtægter, foreslå proceduremæssige forbedringer eller udsætte effektive teknikker for at være mere økonomiske. Du kan også beslutte at skrive et forslag, når du føler, at noget skal ændres. Hvis du agter at beskrive et sådant dokument for at forelægge det til administrationen af ​​din virksomhed, skal du først tage den nødvendige tid på at indsamle de relevante oplysninger. Du kan også indsende dine ideer til dine kolleger for at få deres mening og vide, om de overholder dit projekt, hvorefter du skal sørge for at nærme dig din retning taktfast.

etaper

Del 1 Skrivning af dit projekt

1. 
   

   
   Bestem det nøjagtige problem eller din idé. Hvis du vil beskrive omkostningsreduktion eller strømline operationer, skal du først bestemme hovedproblemet. Oftest kunne ideen være klar for dig, men hvis du vil kommunikere om den eller levere løsninger, ville det være klogt at være meget opmærksom.

2. 
   

   
   Gør din research. Før du skriver et projekt, er det vigtigt, at du sørger for at analysere alle de elementer, der vedrører det. Søg diskussion med de involverede parter, uanset om dine kolleger, ledere eller kunder. Du får også læse lignende programmer, der drives af andre virksomheder for at se, hvad de laver anderledes.
   • Hvis du for eksempel føler, at ledelsen er nødt til at ændre deres catering, skal du først diskutere det med køkkenpersonalet. Hvad synes de? Har de været nødt til at arbejde andetsteds med andre cateringfirmaer? Hvad synes dine kolleger om dette? Dette er alle aspekter, du skal tage dig af. Det kan godt være, at din utilfredshed blot er et spørgsmål om personlig smag snarere end et spørgsmål om kvalitet.

3. 
   

   
   
   
   Skriv en beskrivelse af problemet. For at begynde at skrive dit projekt skal du først beskrive den aktuelle situation. Fremhæv derefter de relevante fakta (steder, datoer, personer involveret). På dette niveau må du ikke dømme, fokusere i stedet på at forklare ting, som de er.
   • Som illustration kunne du skrive "Virksomhed X har draget fordel af cateringtjenester Y i de sidste syv år. I denne periode faldt antallet af tilgængelige hovedretter fra fem til to. Antallet af retter hovedsageligt for vegetarer er også faldet, og der er endda dage, hvor intet af den slags foreslås.

4. 
   

   
   Forklar, hvad du foreslår som en løsning. Når du har identificeret problemet, kan du derefter begynde at skrive nøjagtigt, hvad du foreslår at gøre. Fokus på det vigtigste aspekt. Bevis at dine observationer er baseret på din forskning.
   • For eksempel kunne du skrive "Jeg foreslår, at cateringfirmaet til firma X erstattes af en anden. Virksomhed X har flere muligheder i denne henseende. W- og Z-cateringfirmaer tilbyder begge et bredere udvalg af menuer og tilbyder omkostninger, der kan sammenlignes med omkostningerne hos vores nuværende udbyder. Eftersom catering Z også tilbyder vegetariske, veganske og glutenfrie hovedretter hver dag, kunne det bedre imødekomme behovene hos vores arbejdsstyrke. Med hensyn til W-catering tilbyder det færre retter til veganere, men det kan også være et godt valg. En undersøgelse foretaget i 2011 viste, at 40% af vores ansatte er vegetarer, 10% er veganere og 2% foretrækker glutenfri mad.

5. 
   

   
   
   
   Udarbejd en plan. Beskriv hvert trin og fokuser på tidslinjer eller omkostninger til implementering af dem. Vær eksplicit om, hvad du ved, og hvad der skal opdages. Husk at skrive nummererede trin og derefter give flere detaljer. Overvurder ikke vigtigheden af ​​den innovation, du søger at bringe, men præsenter de resultater, du forventer at opnå.
   • For at ændre catering skal vi: 1: sætte en stopper for vores kontrakt med catering Y, 2: prøv serviseudbyderne W og Z, 3: vælg en af ​​dem, 4: underskriv en kontrakt med den valgte catering. Gebyrerne skal være sammenlignelige med dem, der i øjeblikket tilbydes af Caterer Y. Så længe vi opsiger vores kontrakt med leverandør Y, bør der ikke være nogen økonomisk sanktion. Hvis vores medarbejdere desuden er mere værdsatte af nye måltider, er der en god chance for, at de bliver lykkeligere på deres arbejdsplads.

6. 
   

   
   Rejs de mulige indvendinger. Vis, at du er fuldt ud klar over eventuelle mangler, der måtte opstå i din plan. Vil der være modstand blandt ansatte? For eksempel kan nogle mennesker kunne lide tjenesterne i din nuværende catering. Ville du være i stand til at overbevise et regeringsorgan om, at din nye idé er sikker? Diskuter de trin, du planlægger at tage for at overbevise andre om gennemførligheden og relevansen af ​​dit projekt.

7. 
   

   
   Specificer det nødvendige materiale og personale. Hvis det nye projekt, du foreslår, kræver køb af materialer eller ansættelse af nye medarbejdere, skal du angive dette, når du har skitseret trinnene. Husk også at nævne den nødvendige tid, da dette også er en ressource. Opret en tjekliste for at komme ud af den. For eksempel kan du skrive følgende.
   • Nødvendigt: underudvalg til evaluering af catering (4 personer fra forskellige dele af virksomheden), 2 timer til prøvesmagning og 3 timer til skrivning af rapporten.

8. 
   

   
   Træk konklusioner baseret på de vigtigste fordele. Uanset hvilken ændring du planlægger at gentage, gentag denne proces igen ved slutningen. Diskuter endnu en gang de tre hovedelementer i dit projekt, og giv derefter en afsluttende sætning. Tænk på det som din resume. Som en illustration kan du sige følgende.
   • "Som dette forslag viser, har Caterer Y reduceret antallet af forretter, han har tilbudt de sidste syv år. Udbydere W og Z tilbyder mere forskellige menuer til relativt sammenlignelige priser. Jeg foreslår, at vi kan lave prøvesmagningstest med disse cateringfirmaer for at vælge en ny fødevareleverandør til dette firma. Dette vil bestemt fremme medarbejdernes tilfredshed og fastholdelse. "
   • Nævn specifikke økonomiske eller kvantitative fordele. Hvis for eksempel din innovation kan reducere omkostningerne, er du nødt til at fremhæve dette.
   • Præsentere de kvalitative fordele. En virksomhed drager nogle gange fordel af en række fordele, der ikke kan kvantificeres med konkrete data og tal. Hvis din idé hjælper med at øge medarbejdertilfredsheden, er det vigtigt, at du nævner den. Disse forbedringer kan være lige så fordelagtige som kvantitative.

Del 2 Del dit projekt

1. 
   

   
   Bed en kollega om at læse den. Du bør ideelt anmode en kollega om at læse dit projekt og give dig hans mening. Han godkender muligvis indholdet af dit program, men hvis dette ikke er tilfældet, kan du overveje at tage hensyn til hans indvendinger. Hvis du mener, at disse er relevante og bedre end det, du foreslår, skal du overveje en anmeldelse. Ellers, hvis du forstår relevansen af ​​dens argumenter, men ikke godkender dem, skal du overveje at inkludere dem i dit afsnit for indsigelser.

2. 
   

   
   Undersøg dit projekt igen. Når du har skrevet dit projekt, og en kollega har læst det, skal du nu gennemgå det for at forbedre flyt, grammatik, nøjagtighed og antallet af ord. Du bør ikke fremsætte et forslag for længe, ​​ellers risikerer du at se dine ledere ikke læse det. Gør hvad det kræver for at holde alt højst på en til to sider.

3. 
   

   
   Indsend projektet til din administration. Når du føler, at dit projekt er klar, skal du identificere den person, du skal indsende det til. I nogle organisationer er der en leder, der er kendt for alle, der er ansvarlige for at tage beslutningerne. I andre samfund med mere laterale strukturer kan det være vanskeligere at vide, hvem de reelle beslutningstagere er. Foretag en grundig undersøgelse af din virksomhed for at finde ud af, hvem der er ansvarlig for sådanne problemer.
   • Når du ved, hvem du skal udlevere dit projekt til, skal du se om du kan have en tête-à-tête med ham. Meget ofte reagerer folk mere gunstigt på anmodninger om nyskabelser, når udvekslingerne er ansigt til ansigt. Hvis ikke, skal du sende en papirversion af projektet eller en.