Sådan skrives en ændringsstyringsplan

Indhold

• etaper
• Metode 1 Skriv en plan for at styre organisatoriske ændringer
• Metode 2 Spor ændringer til projektet

Der er to typer planer for ændringsstyring. Man adresserer virkningen af ​​ændringer i en organisation og letter overgangen. Det andet hjælper med at spore ændringer til et enkelt projekt, skaber en klar oversigt over ændringer i produkter eller projektets omfang. Disse planer handler om at kommunikere, hvad der skal gøres klart og præcist.

etaper

Metode 1 Skriv en plan for at styre organisatoriske ændringer

1. 
   

   
   Vis årsagerne til ændringerne. Liste over de faktorer, der førte til beslutningen om at foretage ændringer, såsom dårlig ydeevne, ny teknologi eller en ændring i organisationens mission.
   • Én tilgang er at beskrive den aktuelle forretningsforhold og den fremtidige situation, denne plan har til formål at skabe.

2. 
   

   
   Definer ændringernes art og omfang. Beskriv kort den forventede karakter af projektet. Bestem, om dette vil påvirke positioner, procesændringer, politiske ændringer eller organisationsstruktur. Angiv afdelinger, arbejdsgrupper, systemer eller enhver anden komponent, der kan være genstand for justering.

3. 
   

   
   
   
   Beskriv støtten fra interessenter. Liste over alle interessenter, der er involveret i planen, for eksempel filialen, missionschefen, talsmanden, forbrugerne eller de ansatte, der er berørt af ændringen. Angiv for hver af disse dele, om interessenten vil støtte de ændringer, der skal foretages.
   • Husk at udarbejde en tabel, der kan forklare disse oplysninger klart og kortfattet. For hver berørt part skal du vurdere det prioriterede niveau (højt, middel eller lavt) af følgende data: opmærksomhed, støtteniveau, indflydelse.
   • Hvis det er muligt, gennemføres en-til-en-interviews for at vurdere interessenternes støtte.

4. 
   

   
   Opret et hold. Dette team vil være ansvarlig for at kommunikere med alle interessenter, lytte til forskellige bekymringer og sikre, at driften finder sted under de bedst mulige forhold. Vælg mennesker, der er meget troværdige i branchen, og som har gode kommunikationsevner.
   • Du skal ansætte en promotor fra den øverste ledelse. Fremhæv, at det vil være et aktivt arbejde for at fremme forandring, ikke kun for at godkende planen.

5. 
   

   
   
   
   Udvikle en tilgang med ledelsen. Modtagelse af al support fra virksomheden er vigtig for, at operationen kan lykkes. Lad alle seniorledere kommentere ændringerne og samarbejde med hinanden for at spille en aktiv rolle i dette projekt.

6. 
   

   
   Lav en plan for hver skuespiller. For hver interessent, inklusive dem, der støtter projektet, skal du vurdere de involverede risici og problemer. Overlad det ansvarlige team til at tackle disse bekymringer.

7. 
   

   
   Opret en kommunikationsplan. Kommunikation er det centrale element i denne proces. Kommuniker ofte med alle involverede parter. Forstærk årsagerne til ændringerne og fordelene, der følger af dem.
   • Skuespillere skal modtage en-til-en, to-vejs kommunikation. Ansigt til ansigt møder er vigtige.
   • Kommunikationen skal komme fra en promotor af hovedledelsen, den direkte vejleder for hver medarbejder og enhver anden talsperson, som skuespillerne har tillid til. Al kommunikation skal bestå en sammenhængende.

8. 
   

   
   Vær opmærksom på enhver modstand. Der er altid modstand mod forandring. Dette sker på individuelt niveau, og derfor skal du kommunikere personligt med interessenter for at finde ud af årsagen til disse modstande. Vær opmærksom på klagerne, så ledelsesteamet kan afhjælpe dem. Disse bekymringer inkluderer normalt følgende punkter.
   • Ingen motivation eller ingen følelse af presserende karakter.
   • Ingen forståelse af den overordnede situation eller årsager til behovet for ændringer.
   • Mangel på deltagelse i processen.
   • Usikkerhed om jobstabilitet, fremtidige roller eller de krav og færdigheder, der kræves til fremtidige stillinger.
   • Ledelsens manglende opfyldelse af forventningerne til implementering af ændring eller kommunikation.

9. 
   

   
   Tag forhindringerne. Du skal svare på påstande ved at styrke kommunikationen eller ved at ændre strategi. Andre krav kan kræve komplementære tilgange, som du kan medtage i din plan eller outsource til managementteamet. Undersøg, hvilke af disse indstillinger der er bedst for din organisation.
   • For eventuelle ændringer i positioner eller proces, gør træning af medarbejdere en højeste prioritet.
   • Hvis du planlægger en overgangsperiode så smidig som muligt, skal du planlægge møder eller øge medarbejderfordelene.
   • Hvis interessenterne ikke er motiverede, skal du tilbyde dem incitamenter.
   • Hvis de føler sig koblet fra projektet, skal du arrangere et møde for at samle feedback og gennemgå eventuelle ændringer i planen.

Metode 2 Spor ændringer til projektet

1. 
   

   
   Definer roller. Liste over de roller, der vil blive tildelt hver til dette projekt. Beskriv det ansvar og de færdigheder, der kræves for hver rolle. I det mindste delegere en Chef de Mission til at gennemføre ændringerne dagligt såvel som en promotor for at spore alle fremskridt og træffe vigtige beslutninger.
   • For store projekter i et stort selskab skal du muligvis opdele roller mellem flere personer med specialiseret viden.

2. 
   

   
   Opret en kontrolkommission. IT-projekter inkluderer typisk en ændringskommission, der er sammensat af repræsentanter fra hver interessentgruppe. Denne kommission er ansvarlig for at godkende anmodninger i stedet for missionschefen og kommunikere beslutninger til interessenter. Denne tilgang er meget velegnet til projekter med et antal interessenter og kan kræve hyppig vurdering af kernemål.

3. 
   

   
   Opret en proces for at anvende anmodningerne. Når et teammedlem identificerer fremskridt, hvordan går du fra ideen til virkeligheden? Beskriv denne proces her, som teamet er enige om. Sådan ser det ud.
   • Holdmedlemmer skal udfylde en ansøgningsskema og sende den til projektmyndigheden.
   • HOM skal indtaste oplysningerne fra formularen i anmodningsloggen og opdatere denne log, da anmodninger betragtes eller afvises.
   • Lederen beder teammedlemmer om at skrive en mere specifik plan og estimere den krævede indsats.
   • Missionschefen sender planen til promotoren for mulig vedtagelse.
   • Ændringerne er foretaget. Interessenter informeres ofte om fremskridt.

4. 
   

   
   Opret en ansøgningsformular. Følgende data skal inkluderes i formularen og skal indtastes i ændringsloggen.
   • Datoen for ændringsanmodningen.
   • Antallet af anmodninger, der er tildelt af projektlederen.
   • Titel og beskrivelse.
   • Navn, e-mail og telefonnummer til den person, der udfylder formularen.
   • Prioriteten, der gives til hver anmodning (høj, mellem eller lav). For hastende ændringer har du muligvis brug for specifikke frister.
   • Produkt- og versionnummer (til it-projekter)

5. 
   

   
   Tilføj yderligere oplysninger. Ændringsloggen skal også være i stand til at følge op på de beslutninger, der er truffet, og nøje overvåge deres implementering. Ud over oplysningerne fra ansøgningsskemaerne skal du reservere plads til:
   • godkendelse eller afvisning af ansøgninger,
   • underskrift af den person, der vil godkende eller afvise ansøgningerne,
   • tidsrammen for implementering af ændringerne,
   • datoerne for ændringerne.

6. 
   

   
   Opfølgning på vigtige beslutninger Ud over ændringsloggen kunne projektet drage fordel af en fortegnelse over vigtige beslutninger. Denne erklæring kan gøre det lettere for dig i det lange løb eller hjælpe med at spore projekter, der har haft nogle ændringer i ledelsen. Denne fil kan også fungere som en kommunikationsguide for klienter eller styrende organer. For hver ændring, der foretages til tiden, omfanget eller kravene til projektet, de prioriterede niveauer eller den strategi, der skal vedtages, inkluderer følgende information.
   • Projektinitiator.
   • Datoen for beslutningen blev truffet.
   • En oversigt over grundene bag beslutningen og den tilgang, der blev anvendt til at nå dem. Medtag eventuelle relevante dokumenter i processen.