Sådan opretter du en direkte mail

Indhold

• etaper
• Del 1 Gør dig klar
• Del 2 Udfør en mail-fusion med Microsoft Office
• Del 3 Udførelse af en mail-fusion med OpenOffice

Mail Merge er en funktion i de fleste kontorpakker, der giver dig mulighed for at tilpasse et grundlæggende dokument, før du sender det til flere modtagere. Det er muligt at fremstille en mail-fusion for et stort antal forskellige dokumenter, herunder konvolutter, etiketter, formularbrev, s, faxer eller endda nummererede kuponer og kuponer.

etaper

Del 1 Gør dig klar

1. 
   

   
   Lav din datafil. Det kan også være et regneark (Excel-type), en lav data eller et dokument e, der har den rigtige formatering. I de fleste tilfælde bruger virksomheder eller enkeltpersoner regneark, så dette er den mulighed, vi vil bruge som et eksempel i resten af ​​denne artikel.
   • Din datafil skal indeholde alle de oplysninger, du planlægger at variere mellem to kopier. Hvis du f.eks. Beslutter at sende et brugerdefineret formularbrev, skal din datafil mindst indeholde navnene og adresserne på de personer, som du vil sende brevet til.
     • Placer hvert stykke information på en enkelt linje i en celle på dit regneark. Ved slutningen af ​​konstruktionen af ​​din datafil bør hver kategori af information (navn, fornavn, adresse ...) have sin egen kolonne.
   • Vælg relevante overskrifter for hver af dine kolonner. Mailfletningen binder datakolonnen efter kolonne. Uanset hvilken software der bruges, vil han således tro, at den første linje i hver kolonne svarer til den type information, der findes i resten af ​​kolonnen. Vi anbefaler dig derfor at bruge navne, der synes at være relevante for dig, så du nemt kan finde din måde.
     • Hvis din kolonne f.eks. Bruges til at gemme familienavne, kan Slow være "Navn", og under langsomheden kan du indtaste efternavne på de involverede personer. Så i det næste trin i afsendelsen, når softwaren spørger dig, hvilket felt du vil indsætte i din type, vil du se "Navn" skrevet, og du vil huske, hvad det er.
   • Personer med Microsoft Office-pakken, der bruger Microsoft Outlook til at skrive deres, har også valget mellem at bruge deres adressebog som en datafil.

2. 
   

   
   
   
   Gem din datafil. Gem det på et sted, du let kan huske, og giv det et tvetydigt navn, så du let kan finde det.

3. 
   

   
   Skriv dit grundlæggende dokument nu. Dette er det typedokument, du senere vil tilpasse. Hvis du f.eks. Beslutter at beskrive et eksemplarbrev, vil dit basedokument være selve brevet. Alle felter, du vil tilpasse med e-mailsammenhæng, skal forblive blanke på dette tidspunkt.

Del 2 Udfør en mail-fusion med Microsoft Office

1. 
   

   
   Få adgang til funktionen mail-fletning. Åbn dit basedokument, og klik på "Mail Merge", derefter "Start Mail Merge" og derefter på "Step by Step Mail Merge Wizard." Hvis funktionaliteten ikke er synlig, skal du klikke på "Værktøjer"> "Brev og forsendelser"> "Mailfletning".

2. 
   

   
   
   
   Besvar Microsoft Office-spørgsmålene. Word-mailing-værktøjet har et par trin, du skal tage for at gøre dit liv lettere og for at flette dataene mellem dit basedokument og din datafil, som er smartere og bedre tilpasset dine behov.
   • Start med at indikere dokumenttypen på dit kildedokument. Klik på den type, der er tættest på den i dit dokument, og klik på Næste: Grundlæggende dokument.
   • Specificer det basedokument, du vil bruge. Hvis du hidtil har fulgt vores forklaringer, skal du være i stand til at markere afkrydsningsfeltet "Brug det aktuelle dokument". Klik på "Næste: Vælg modtagere."

3. 
   

   
   Vælg hvad Word kalder "en eksisterende liste". Dette er faktisk den datafil, du oprettede tidligere. Marker afkrydsningsfeltet, og klik på "Næste" for at gennemse din computer for at finde din datafil og linke den til dit kildedokument.
   • Hvis du foretrækker at bruge din Outlook-adressebog, er dette også muligt, skal du blot markere det tilsvarende felt.

4. 
   

   
   Vælg de data, du vil bruge. Office giver dig mulighed for at vælge eller fravælge hele kolonner med information, som du finder passende. Dette giver dig mulighed for at vælge, hvilke felter du vil udfylde dit basedokument, hvilket gør din datafil mere alsidig, da du vil være i stand til at bruge forskellige oplysninger i forskellige forsendelser. Når alt ser ud til, skal du klikke på "Næste".
   • Dataene kan sorteres ved at klikke på hovedet i hver kolonne. Dette giver dig f.eks. Mulighed for hurtigt at gennemse og finde nøjagtige oplysninger, hvis din datafil pålægger.

5. 
   

   
   Indsæt felter i basedokumentet. På denne nye side i postguiden bliver du bedt om at skrive dit basedokument (hvis det ikke allerede er gjort), og du vil også blive tilbudt et bredt udvalg af muligheder for at indsætte datafelter fra din datafil til din grundlæggende dokument.
   • Hvis du vil indsætte et felt i dit basedokument, skal du placere markøren, hvor du vil placere feltet og klikke på den relevante knap i guiden for at indsætte dit felt.
     • Det er muligt at slette et felt, der ikke er placeret, eller placere det to gange ved at trykke på Slet-tasten på dit tastatur, som om du prøver at slette et enkelt bogstav i Word.
   • De forudkonfigurerede indstillinger varierer lidt afhængigt af den type dokument, du har angivet til Word. Office gør sit bedste for at levere de rigtige datatyper baseret på den datafil, du har valgt. For eksempel, hvis du har angivet til Word, at du skriver et formularbrev, er det muligt at se en indstilling, der giver dig mulighed for at indsætte en adresseblok, der inkluderer navnet og fornavnet på adressaten samt hans komplette adresse, alt sammen arrangeret i bedste fald på bare et par linjer.
     • Nogle forudkonfigurerede indstillinger åbner automatisk sekundære vinduer, så du kan udfylde de krævede oplysninger. Men rolig, alt dette forklares altid på en ret klar og letforståelig måde.
     • Hvis du bruger en af ​​disse forudkonfigurerede indstillinger, og Word ikke ser ud til at være i stand til at finde de rigtige oplysninger i din datafil, er dette ikke et problem: Klik på "Match felter" og fortæl programmet, hvad hvert felt svarer til. For eksempel kan du vise Word, at det skal bruge kolonnen "Navn" i din datafil til at udfylde feltet "Efternavn" i adresseblokken i dit kildedokument.
   • For at bruge dine egne felter skal du klikke på "Yderligere indstillinger". Du kan derefter se overskrifterne på dine kolonner og derefter bruge disse navne i stedet.

6. 
   

   
   Tjek dine breve. Når du bruger mailfusionen, skal du vide, at de brugerdefinerede felter kun vil indeholde de nøjagtige data (dem, du importerede fra din datafil) på udskrivningstidspunktet. Imidlertid giver Office dig mulighed for at forhåndsvise dit dokument for at kontrollere, at oplysningerne er godt placeret, som du har besluttet ved at placere dine forskellige felter. Tøv ikke med at forhåndsvise dit dokument flere gange, indtil alt er nøjagtigt som du vil have det.

7. 
   

   
   Afslut sammenlægning af dine to dokumenter. Det sidste trin i den trinvise fletningshjælper fortæller dig, at alt er på plads, og at softwaren er klar til at begynde at udskrive dine dokumenter. Han udskriver så mange kopier som nødvendigt ved at variere mellem hvert af de felter, du har angivet i kildedokumentet.
   • Det er muligt at foretage individuelle ændringer af de valgte bogstaver ved at klikke på knappen "Rediger bogstaver individuelt", før du begynder at udskrive dokumenterne.

Del 3 Udførelse af en mail-fusion med OpenOffice

1. 
   

   
   Opret en database. Med OpenOffice.org kræver en mail-fusion altid en database, men du kan stadig placere dine data i et regneark (f.eks. Excel eller Calc) først.
   • I dit basedokument skal du åbne menuen Filer og vælge muligheden for at oprette en ny database.
   • Marker afkrydsningsfeltet "Opret forbindelse til en eksisterende database" i den netop åbne dialog. I rullemenuen skal du vælge "Regneark" og derefter klikke på "Næste".
   • Fortæl OpenOffice.org på den næste side om stien for at få adgang til det regneark, du vil bruge. Du kan også vælge, om der skal anbringes en adgangskode i databasen ved at markere afkrydsningsfeltet under stien til datafilen. Klik på "Næste".
   • I dette vindue skal du vælge, om du vil gemme databasen på din computer eller ikke (for lettere adgang senere) og vælge, om du vil åbne databasen eller ej, så du kan foretage ændringer i den (dette er sandsynligvis ikke ikke nødvendigt, hvis du lige har oprettet dit regneark). Klik på "Udfør" for at gemme databasen.
     • Giv din database et nemt navn at huske, så du ikke behøver at spilde tid på at søge efter den senere.

2. 
   

   
   Indsæt dine felter. Nu, hvor dit basedokument er knyttet til en letforståelig database for OpenOffice.org, skal du blot flette de valgte data ind i din mail-fusion.
   • Klik på menuen "Indsæt" og derefter "Felter" og til sidst "Andet ..." i undermenuen. Du kan også få adgang til det med tastaturgenvejen "Ctrl + F2".
   • Klik på fanen "database" i dialogboksen.
   • Klik på knappen "Gennemse" nederst til højre i dialogboksen, og søg efter den database, du lige har oprettet.
     • Når din database er valgt, vises den på listen kaldet "Udvalgte databaser" til højre for vinduet.
   • I listen "Type" til venstre for vinduet skal du vælge "Mailing Fields".
   • Klik på knappen "+" ved siden af ​​din database: et regneark skal vises nedenfor. Klik derefter på "+" ved siden af ​​"Dette", og du vil se de felter, du valgte, når du opretter dit regneark.
   • Vælg et af de felter, du vil indsætte, og klik på "Indsæt" for at placere det i dit basedokument.
     • Husk at placere din markør, hvor du vil indsætte dit felt. Hvis du glemmer, er dette ikke et problem: bare klip marken og sæt den på det rigtige sted.
     • Som med Office behandles felter som enkle alfanumeriske tegn, når de findes i dit basedokument. Du kan flytte dem med mellemrumstasten eller slette dem med sletasten på dit tastatur.

3. 
   

   
   Afslut fusionen. Kontroller, at alle felter er på det rigtige sted. Når denne verifikation er udført, skal du begynde at udskrive. Det udskrives så mange kopier som nødvendigt ved at variere mellem hvert af de felter, du havde angivet i basedokumentet