Sådan håndteres tilgodehavender

Indhold

• etaper
• Del 1 Definition af kreditpraksis
• Del 2 Fakturakunder
• Del 3 Opfølgning på tilgodehavender
• Del 4 Anvend tilgodehavende regnskabsmetoder

Hvis du ejer et kreditinstitut og giver kredit til dine kunder, er det vigtigt at definere procedurer for kundefordringer. Kundekredit er, når du tillader din kunde at modtage en service eller straks overtage et produkt i bytte for et løfte om at betale dig senere. Med andre ord tillader du ham at tage besiddelse af dine produkter, før de endda betaler dig. Hvis du accepterer kreditkort, håndterer det udstedende selskab risiciene. I tilfælde af at kunder skal betale med check eller kontant, skal du kontrollere betalingerne og styre risikoen. Håndtering af kundefordringer består af at etablere procedurer for udlån af kredit, generering af fakturaer, opbevaring af forfaldne betalinger og modtagne og udførelse af regnskabsfunktioner.

etaper

Del 1 Definition af kreditpraksis

1. 
   

   
   Udvikle en kreditansøgningsprocedure. Bestem, om du vil give kredit til enkeltpersoner eller kun til virksomheder. Bed alle dine kunder om at udfylde en ansøgning for at vurdere deres kreditværdighed. Kontroller konti for alle kreditansøgere.
   • Enkeltpersoner skal angive deres navn, kontaktoplysninger, beskæftigelsesoplysninger og personnummer.
   • Virksomheder skal angive deres virksomhedsnavn, kontaktoplysninger til deres regnskabsafdeling, kredithistorik fra andre virksomheder og navnene på deres direktører.

2. 
   

   
   Fastlæg de generelle salgsbetingelser. Udvikle et dokument, der forklarer dine behov og klientens forpligtelser. Angiv også forfaldsdatoen for betalinger. For eksempel kan du indikere, at betalinger skal foretages inden for 30 dage efter køb. Angiv størrelsen af ​​renter, der skal betales for forsinket betaling. Angiv, at klienten skal betale gebyrerne for returneret kontrol eller inkasso.
   • Kreditansøgere skal kunne underskrive formularen for at bekræfte, at de har læst og forstået klausulerne.

3. 
   

   
   
   
   Overhold lovene om forbrugerkredit. Forbrugerkredit er en kontrakt, hvor en långiver stiller en låntager (enten enkeltpersoner eller finansielle selskaber) til rådighed for et refunderbart beløb til finansiering af køb af varer og tjenester. I Frankrig har Lagarde-loven reformeret forbrugerkredit for at beskytte forbrugerne. Denne lov pålægger også långivere nye forpligtelser. Her er nogle bestemmelser, som denne lov indeholder.
   • Långivere skal på ingen måde annoncere for, at kredit forbedrer kundens situation.
   • Långiveren kan frit vælge den forsikring, der passer bedst til ham.
   • Kreditinstitutter er forpligtet til at kontrollere låntagers kreditværdighed og sikre, at låntageren ikke er registreret i FICP-filen.
   • Se denne artikel for at lære mere om lovgivningen om forbrugerkredit.

Del 2 Fakturakunder

1. 
   

   
   
   
   Forstå, hvad en regning er. En faktura er et dokument, som en køber modtager fra en sælger på salgstidspunktet. Den beskriver de produkter og tjenester, der er solgt, deres omkostninger og den dato, hvorpå betaling forventes. Fakturaen er forskellig fra kvitteringen. En købskvittering udstedes kun, hvis kunden betaler fuldt ud på købstidspunktet. Hvis han betaler på et senere tidspunkt eller forskudt, skal du udstede en faktura.
   • Fakturaen er forskellig fra opgørelsen. En erklæring sendes til kunden med en eller flere aktuelle fakturaer og angiver det samlede skyldige beløb. Dets vigtigste rolle er at forenkle faktureringsprocessen.

2. 
   

   
   Vælg din faktureringsmetode. To muligheder er tilgængelige for dig: Du kan enten udstede fakturaerne selv eller leje et firma til at gøre det. Hvis du lige er startet, skal du gøre det selv. Du vil være i stand til at uddybe din viden om din virksomheds økonomi. Senere kan du give denne opgave til en anden person.

3. 
   

   
   Medtag alle relevante oplysninger på fakturaen. Skriv klart ordregningen. Inkluder oplysninger for at identificere kunden og de produkter eller tjenester, der blev leveret. Glem ikke klart at angive dit navn, navnet på din forretningsenhed og den adresse, som kunderne skal sende betalinger til.
   • Tildel et unikt nummer til hver faktura.
   • Angiv tydeligt datoen.
   • Angiv navn og adresse på klienten samt navn og adresse på din virksomhed.
   • Angiv tydeligt de købte produkter eller tjenester samt købsdatoen.
   • Angiv det forfaldne beløb og betalingsdatoen.

4. 
   

   
   Vælg at udstede elektroniske eller papirfakturaer. Du kan sende papirfakturaer pr. Mail, elektroniske fakturaer via e-mail eller begge dele. Kunder skal angive, hvordan de gerne vil modtage regningerne. Elektronisk fakturering er mere praktisk og billigere end papirfakturering. Nogle kunder kan dog ikke lide at videregive økonomiske oplysninger online. Hvis en kunde desuden ændrer e-mail-adresse, kan du have problemer med at kontakte ham.

5. 
   

   
   Prøv at vedhæfte en svarkonvolut til regningen. Kunder vil være i stand til at sende deres betaling lettere. Indtast din adresse direkte på konvolutten. Hvis du ønsker det, skal du tage en vinduskonvolut, udskrive din adresse på fakturaen og bede kunden om at sikre dig, at din adresse vises i vinduet. Hvis en kunde normalt betaler online eller personligt, skal du notere det. Hvis en kunde ikke ønsker at modtage en svar-konvolut, skal du gemme denne udgift.
   • For at lette betalingsprocessen skal du oprette et direkte indbetalingssystem, der automatisk trækker de fakturerede priser på konti. Generelt er det let at opsætte et sådant system gennem dine banker.

Del 3 Opfølgning på tilgodehavender

1. 
   

   
   Vælg et gældsstyringssystem. Du foretrækker muligvis offline manuelle dataindtastningssystemer ved hjælp af Excel. Hvis din virksomhed dog vokser, kan du automatisere din administrationsproces med gældshåndteringssoftware såsom QuickBooks. Du kan også bruge webbaserede økonomiske styringsværktøjer såsom Mint eller FreshBooks.

2. 
   

   
   Brug et manuelt kreditrapporteringssystem. Du har mulighed for at forberede et regneark i Excel. Opret kolonner for dato, kundenavn, skyldigt beløb, fakturanummer og betalingsdato. Indtast oplysningerne i diagrammet for at sende dine regninger og modtage betalinger.
   • Du skal oprette en fakturaskabelon og bruge den til at udstede alle dine fakturaer.
   • Opbevar en tilgængelige fil og en betalt faktura-mappe.
   • Ubetalte fakturaer opbevares i filen med tilgodehavender.
   • Når fakturaerne er betalt, skal du slette dem direkte fra tilgodehavendefilen og læg dem i mappen med betalte fakturaer.

3. 
   

   
   Spor tilgodehavender ved hjælp af software. Hvis du bruger regnskabssoftware med en tilgodehavende mulighed, kan du bruge den til let at holde styr på fakturaer og betalinger, der skal betales. Du kan direkte redigere kunde- og salgsoplysninger i systemet. Dette giver dig mulighed for automatisk at generere papir og elektroniske fakturaer. Hvis systemet bruger internettet, kan du sende fakturaer direkte til kunderne via e-mail. Du har muligheden for at køre en rapport, der fortæller dig, hvilke fakturaer der stadig er udestående, så du behøver ikke at opbevare separate papirfiler til betalte og ubetalte fakturaer.
   • Med en regnskabssoftware kan du også klassificere fakturaer i kronologisk rækkefølge. Denne proces består i at adskille ubetalte fakturaer med antallet af dage med forsinket betaling, så du kan anvende en indsamlingspolitik, der angiver visse foranstaltninger, når betalingerne er for sent med 30, 60 eller 90 dage.

4. 
   

   
   Udsted en månedlig kontoudtog til kunderne. Kontoudskriften er forskellig fra fakturaen. Det udstedes en gang om måneden og angiver alle de beløb, der forfalder på de gamle fakturaer. Kontoudskriften angiver også de modtagne betalinger. Endelig angiver dette dokument enhver fremført balance, der forbliver ubetalt. I tilfælde af ubetalte konti skal der være et system til at identificere, spore og gendanne udestående konti.

Del 4 Anvend tilgodehavende regnskabsmetoder

1. 
   

   
   Brug regnskabssoftware til at automatisere processen. Regnskabssoftware giver dig ikke kun mulighed for at fremstille fakturaer, men indstiller også automatisk dine månedlige regnskaber. Fordelen ved en sådan automatisering er, at det sparer dig meget tid og gør dit job lettere, snarere end at skulle manuelt indtaste de samme oplysninger mere end én gang. En anden fordel ved dette system er, at du har færre fejl, når du skriver forskellige beløb eller oplysninger om forskellige rapporter.

2. 
   

   
   Afgiv en erklæring om salg af tjenester på kredit. Krediter først salgskontoen med det skyldige beløb for tjenesten. Debiterer derefter tilgodehavenderne for det samme beløb. Når klienten betaler, debiteres den aktuelle konto af det betalte beløb. Krediter derefter kundekontoen for det samme beløb.
   • Antag, at du sender en regning på $ 5.000 til en kunde til levering af en service.
   • Overfør en debitering på € 5.000 på tilgodehavender. I balancen øges de tilgodehavender, der vises i aktivet.
   • Brug en skrivning til kredit på 5.000 € på salg. Salgsstigning i årsregnskabet.

3. 
   

   
   Afgiv en erklæring om salg af varer på kredit. Først placeres journalposter i journalen for at registrere salget og relaterede tilgodehavender. Ligesom du gjorde for tjenesten, skal du kreditere salg og kundefordringer. Overvej derefter at reducere det solgte lager til kunden som omkostning, og spar det.
   • Antag, at du har foretaget en forretningstransaktion på $ 10.000, hvor du solgte varer til en pris af $ 7.000 til kunden.
   • Giv en kreditindgang på 10.000 € på salg og en debitering på 10.000 € på tilgodehavender.
   • Skriv derefter en debitering på € 7.000 til prisen for de solgte varer. Dette er i form af en omkostning i årsregnskabet. Skriv derefter en kreditindtastning på $ 7.000 til beholdningskontoen. Manglende beholdning falder med € 7.000 i balancen.

4. 
   

   
   Bogførte dårlige gæld. Den bedste metode til indregning af dårlig gæld er at estimere antallet af ubetalte fakturaer, der akkumuleres hver måned i journalposterne. Med denne teknik er det muligt at registrere dårlige gældsudgifter i den samme måned, som fakturaerne blev udstedt.Det stemmer overens med princippet om forsoning, hvor alle udgifter skal indregnes i samme måned som de indtægter, der blev genereret.
   • Hvis du ikke akkumulerer dårlig gæld og blot forventer at redegøre for dårlig gæld, når en kunde ikke betaler, overtræder dette forsoningsprincippet.
   • Hvis du f.eks. Estimerer, at en faktura på 40.000 € ikke vil blive betalt inden for en måned, skal du fortsætte med at registrere en udgift på 40.000 € på underskudskontoen. Dette vises som en udgiftspost i din finansieringsoversigt.
   • Derudover anbringes en regnskabsmæssig registrering af en kredit med det samme beløb på kvotekontoen for tvivlsomme konti i balancen.
   • Når du identificerer regninger, der forbliver ubetalte, behøver du kun at trække penge fra dårlige gældskonti og tilgodehavender på kredit.

5. 
   

   
   Post rabatter for tidlig betaling. Hvis du tilbyder en rabat for en forskud, betaler kunden mindre end det samlede beløb på fakturaen. Gem derefter spændet som en fortjenstreduktion på salgsrabattskontoen. Dette giver dig mulighed for at kontrollere uoverensstemmelserne i resultatopgørelsen.
   • Antag, at du sender en regning på $ 1.000 til en kunde, og du giver ham 10% rabat, eller € 100, for at betale 10 dage tidligere. Denne kunde betaler dog kun 900 €.
   • Videregive en post på € 1.000 på tilgodehavender.
   • Debiterer 900 € på salg og 100 € på salgskonto.

6. 
   

   
   Forbered en historisk oversigt over kundefordringer. En sådan rapport giver dig detaljer om alle udestående fakturaer. Det er struktureret for at vise, hvor gamle regninger er. F.eks. Kan der være kolonner for aktuelle regninger, dem med en forsinket betaling på 0 til 15 dage, 16 til 30 dage, 31 til 45 dage og mere end 45 dage. Du kan bruge den til at estimere dårlig gæld. Du kan også bruge denne rapport til at identificere fakturaer, der kræver opfølgning.