Sådan besvares min boss telefonopkald

Indhold

• etaper
• Del 1 Øvelse af den professionelle etikette på telefonen
• Del 2 Drøftelse med din vejleder
• Del 3 Besvarelse af et telefonopkald uden for arbejdstiden

Modtagelse af et telefonopkald fra din chef er undertiden en kilde til angst, især hvis det ofte gør dig nervøs og får dig til at miste din selvtillid. Den bedste måde at besvare telefonopkald fra din arbejdsgiver er at praktisere professionel etikette på telefonen til enhver tid og altid være klar til at acceptere opgaver og besvare spørgsmål, der er relateret til deres arbejde.

etaper

Del 1 Øvelse af den professionelle etikette på telefonen

1. 
   

   
   Hent opkaldet. Lad telefonen ringe to til tre gange, inden du afhenter det. Dette vil give ham indtryk af, at du har travlt og klarer dig godt. Hent opkaldet for tidligt, give indtryk af, at du ikke har det meget travlt eller ikke gør noget overhovedet, hvis du venter for længe, ​​før du gør det, antyder, at den, der ringer, ikke er en prioritet for dig.
   • Husk at anvende denne regel, hver gang du er i professionelle omgivelser, hvem der ringer til dig. Gør det ikke eller anvender dets bekvemmelighedsregler kun, når din chef forsøger at kontakte dig telefonisk, men med alle, inklusive dine kolleger, kunder og leverandører, som vil være mere modtagelige, hvis du opfører dig korrekt. Derudover kan du aldrig vide med sikkerhed, hvornår din arbejdsgiver ringer til dig fra en anden linje.

2. 
   

   
   
   
   Hil ham professionelt. Når du besvarer telefonen, skal du gøre en indsats for at være så professionel og behagelig som muligt. For eksempel, hvis dine medarbejdere eller din arbejdsgiver ringer til dig, skal du sige: "Her Jean Poisson. Hvordan kan jeg hjælpe dig? "
   • Hvis du arbejder i en stor organisation med flere afdelinger, skal du angive navnet på din afdeling eller afdeling i din hilsen. Sig: "Her Jean Poisson fra den kommercielle afdeling. Hvad kan jeg gøre for dig? "
   • Når du besvarer et telefonopkald fra en ekstern linje, skal du indtaste navnet på din virksomhed, selvom du tror, ​​at din chef muligvis ringer til dig. Sig f.eks. "Hej! Her ABC Service, Jean Poisson til enheden. Hvordan kan jeg hjælpe dig? "

3. 
   

   
   Synk mad eller spyt tyggegummi. Gør det bedst, inden du henter telefonen, men hvis du ikke kan gøre det til tiden, skal du afslutte handlingen på den mest diskrete og rolige måde som muligt. At tale med tyggegummi eller mad i munden er upassende og giver et dårligt selvbillede. Bedre samtalepartneren er klar over det.

4. 
   

   
   
   
   Tal klart og direkte ind i mikrofonen. Dette vil hjælpe dig med at undgå kommunikationsproblemer mellem dig og din vejleder, hvilket kan forårsage problemer senere. Derudover vil din chef blive frustreret, hvis han har problemer med at kommunikere med dig på grund af et lydproblem eller dårlig lydkvalitet.
   • Husk også at smile, når du svarer og taler i telefonen. Størstedelen af ​​opkald, inklusive din chef, ved, at du smiler med din stemme og tone. Dette vil have en positiv effekt på din chef, især hvis du arbejder i en branche relateret til salg og kundeservice.

5. 
   

   
   Giv det hele din opmærksomhed. Vær meget forsigtig, når du taler i telefon med din chef. Stop med alt hvad du gør, selvom det er en opgave, som han havde givet dig tidligere. Vær forberedt på at lytte til hvad han har at sige til dig.
   • Generelt skal du undgå at blive distraheret af eksterne faktorer, når du kommunikerer med din chef. For eksempel, hvis en af ​​dine kolleger kommer ind på dit kontor, mens du er i telefon, skal du fortælle ham med en høflig gestus, at du ikke kan tale med ham lige nu.

Del 2 Drøftelse med din vejleder

1. 
   

   
   Tag notater. Tag din notesbog, og vær klar til at notere, når du chatter med ham. Ved at gøre dette vil du være klar til enhver tid at bemærke alle vigtige oplysninger, som han gerne vil kommunikere til dig under samtalen, såsom: tidspunkter, datoer, adresser eller instruktioner til en bestemt opgave. Dette giver dig også mulighed for at skrive ned alle de vigtige spørgsmål, du gerne vil stille ham til gengæld.
   • Husk altid at have på dit skrivebord, i en øverste skuffe eller på et let tilgængeligt sted, en notesblok og en pen. Når du har en notebook i nærheden giver dig mulighed for at registrere vigtige oplysninger, hver gang du tager et planlagt eller ikke planlagt telefonopkald.
   • Hvis du ikke har en bærbar computer ved hånden, men sidder foran din computer, skal du åbne en tom side eller Word-dokument og noter, som om du bruger en notebook. Vær dog opmærksom på, at han vil være i stand til at høre dig skrive, så vær meget forsigtig og lyt omhyggeligt, så han er mindre tilbøjelig til at spekulere på, om lydene på dit tastatur virkelig er relateret til din samtale.

2. 
   

   
   Hold dig rolig. Træk vejret dybt og roligt et par øjeblikke og drik lidt vand efter behov for at berolige dig. Det er let at genkende en ængstelig person på telefonen, især hvis hun trækker vejret hårdt eller har en rysten, tøvende stemme. At være rolig vil også hjælpe dig med at føle dig mere selvsikker og kontrollere situationen.
   • Hvis du ved, at din arbejdsgiver snart ringer til dig, befri dig selv fra angst ved at gå lidt inden du modtager dit opkald. Stå op og gå lidt på dit kontor eller din service, det hjælper dig. Bare sørg for at vende tilbage i tide til opkaldet.
   • Hvis du føler behov for at slappe af hurtigt før eller under opkaldet, skal du tage et par dybe indåndinger. Indånder så langsomt som muligt gennem næsen i fire til fem sekunder. Hold vejret i yderligere tre sekunder, og åbn derefter forsigtigt i yderligere fire til fem sekunder. Indånding af ilt hjælper dig med at lindre spændinger og giver dig mulighed for at rydde hovedet.

3. 
   

   
   Øv aktiv lytning hele tiden. Da han ikke taler til dig i ansigtet, er det vigtigt, at du klart forstår alt, hvad han fortæller dig på telefonen. Tøv ikke med at bede ham om at gentage og forklare ting, som du ikke har hørt eller forstået.
   • Faktisk skal du bede om afklaring eller bekræfte nogle detaljer fra tid til anden, selvom du forstår hans instruktioner. Bare prøv at opsummere dine instruktioner med dine egne ord, før du lægger på. Ved at øve aktiv lytter vil du vise ham, at du lytter til ham med flid og er professionel.

4. 
   

   
   Svar ham kort. Gå ikke rundt i bushen, kom direkte til punktet og svar ham direkte. Dette giver indtryk af, at du er godt forberedt og vil give din chef mulighed for at fokusere på formålet med hans opkald uden at blive for distraheret. I de fleste tilfælde er din arbejdsgiver meget travl og ringer kun til dig, fordi han vil have nogle specifikke oplysninger fra dig. Medmindre han specifikt beder dig om at give ham alle detaljerne, skal du give ham nøjagtigt, hvad han ønsker.
   • Igen betyder det ikke, at du ikke bør bede om afklaring, hvis det er nødvendigt. Din arbejdsgiver har bestemt meget travlt, men det er bedre at bruge 60 sekunder mere på at stille dit spørgsmål end at skulle bruge timer på at rette dine fejl med din chef. Hvis du har mange spørgsmål at stille, men ikke nok tid til at stille, skal du spørge din leder, om du kan komme nærmere en bestemt kollega eller konsultere et skriftligt dokument for at blive mere informeret.

5. 
   

   
   Lav verbale nikker. Gør dette gennem samtalen. Verbale nikker er udsagn som "ja", "enig", "Jeg forstår" og "jeg ser." De viser alle, at du aktivt lytter til det.
   • Selvfølgelig skal disse verbale nikker laves på passende tidspunkter under samtalen. Vent på en pause efter en instruktion eller forklaring, før du gør det.

6. 
   

   
   Ha en positiv holdning under hele opkaldet. At have en positiv og dynamisk holdning viser din chef, at du er selvsikker, kompetent og ikke bange for at møde udfordringerne ved at arbejde. For eksempel, hvis han ringer til dig for at diskutere et problem, skal du tale med ham om mulige løsninger, du kan implementere.
   • Vær så modtagelig som muligt, selvom han kritiserer dit arbejde eller din holdning. Accepter kritikken ved at opsummere den med dine egne ord, og diskuter derefter, hvordan du løser den. Du kan ærligt udtrykke dine bekymringer for vejen frem i fremtiden, men undgå undskyldninger for tidligere fejl eller problemer.
   • Formulere din sætning ved hjælp af udtalen "jeg" i stedet for "dig", når du vil udtrykke dine bekymringer eller forklare tidligere problemer. Dette vil gøre det muligt for din leder ikke at sætte sig selv i defensiven, svare dig negativt eller på vredeslag. For eksempel, hvis han ringer til dig for at diskutere med dig om en opgave, som du ikke var i stand til at afslutte til tiden, så sig "Jeg havde problemer med at indsamle de nødvendige oplysninger" i stedet for at sige "dig gav mig ikke de nødvendige oplysninger i tide ".

7. 
   

   
   Tak ham. Husk at takke din kok for at have taget dig tid til at ringe til dig. Selvom det er ham, der har ringet til dig, og ikke omvendt, er det en god måde at takke ham for at ringe til dig for at vise ham din taknemmelighed for den tid, han eller hun har givet dig. Sig f.eks. "Jeg ved, at du har en travl dag, tak for at du tog dig tid til at ringe til mig. "
   • Gør dette hver gang din vejleder ringer til dig, og især når han gør det for at udtrykke en bekymring, kritisere dit arbejde eller forklare et projekt. Målet er at vise dig, hvor ivrig du er til at udføre de opgaver, du har fået, og at takke ham for den tid, han eller hun har givet dig, er en måde at erkende, at hans opkald vil hjælpe dig med at udføre jobbet godt.

Del 3 Besvarelse af et telefonopkald uden for arbejdstiden

1. 
   

   
   Besvar opkaldet, hvis det er muligt. Hvis din chef ringer til dig efter arbejdstid, skal du hente og diskutere med ham, hvis det ikke forstyrrer dine andre prioriteter. Dette er endnu vigtigere, hvis du har været i denne position i mindre end seks måneder.
   • Din vilje til at kommunikere med din chef efter almindelige åbningstider viser, hvor dedikeret du er til din virksomhed og dit arbejde.
   • Hvis du ikke kan svare ham, når han ringer til dig, skal du underskrive ham så snart du kan. Ideelt set ville du lytte til den stemme, du har tilbage, og ringe tilbage så hurtigt som muligt. Afhængig af virksomhedens kultur og opkaldets art, skal du være i stand til at få ved at sende en e-mail eller e-mail for at forklare, hvorfor du ikke kunne tage hans opkald, hvis du ikke kan ringe tilbage.

2. 
   

   
   Gennemgå din virksomhedskultur. I nogle virksomheder kræver arbejdsgiveren, at medarbejderen holder kontakten via telefon og e-mail, uanset tid eller dag. Selvom dette kan virke uretfærdigt, bliver du stadig nødt til at acceptere det som en del af din virksomhedskultur, hvis du vil fortsætte med at arbejde på det.
   • Hvis du ikke ved, hvilke regler du skal følge, skal du komme tættere på dine kolleger. Du lærer måske, at du kan vente et par timer, før du reagerer, eller at alle reagerer med det samme. Find de rigtige oplysninger, og anvend dem.

3. 
   

   
   Hold dig positiv og handle i henhold til situationen. Vær altid høflig og positiv, når du lytter til din arbejdsgiver, også uden for arbejdstiden. Når det er sagt, skal du se på hver situation individuelt, inden du beslutter, hvordan du skal reagere på den.
   • Hvis din arbejdsgiver f.eks. Kritiserer dig eller giver dig instruktioner om et job, skal du notere under samtalen, men tøv ikke med at fortsætte dine ekstra-professionelle aktiviteter, når opkaldet er slut. Hvis den opgave, han har givet dig, ikke haster, kan du sætte den til side og udføre den i løbet af normal arbejdstid.
   • På den anden side, hvis det er en nødsituation, skal du sætte dig selv på samme tid og løse problemet uden at miste et sekund, alt efter din chef's ønsker.

4. 
   

   
   Evaluer din jobtilfredshed. Din chef kan ikke med rimelighed forvente, at du er tilgængelig 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen, men der er ingen garanti for, at hans forventninger er rimelige. Hvis din chef ringer til dig regelmæssigt efter timer, og det får dig til at føle dig utilpas eller ængstelig, kan du overveje at lede efter et andet job.
   • Sluk for din mobiltelefon, hvis du ved, at din arbejdsgiver ringer efter timer, men medmindre du er fagforening, kan du sandsynligvis blive fyret på ethvert tidspunkt. Din chef kan trække sig tilbage, hvis han / hun bemærker, at du ikke besvarer hans opkald efter arbejdstid eller sender dig tilbage til dette.