Hvordan man skriver en rapport

Indhold

• etaper
• Del 1 Gør dig klar
• Del 2 Noter under mødet
• Del 3 Skrivning af protokollen
• Del 4 Brug af skabeloner til mødeminutter

Du er valgt eller udnævnt til sekretær for dit udvalg. Tillykke! Men har du allerede notater, forberedte og udarbejdede protokoller? Uanset om du anvender reglerne for en procedurkode for overvejende forsamlinger, såsom Roberts regler for orden eller Morin-koden, eller du udvikler dine referater på din egen måde, bliver du nødt til at følge visse metoder for at opnå fremragende egenskaber.

etaper

Del 1 Gør dig klar

1. 
   

   
   Gør dig bekendt med mødeprocedurerne i din virksomhed. Hvis sekretæren skal udarbejde en formel rapport, foretrækkes det at forhøre sig om den procedure, der skal anvendes, nemlig Kode Morin eller en anden. I en mindre formel indstilling skal du bestemme, hvad der skal medtages i referatet, og hvordan de skal bruges.
   • Som ordfører behøver du ikke kende alle forretningsordenen. Det ville imidlertid være nyttigt at have en kopi af koden eller at bede præsidenten om et specifikt svar på eventuelle spørgsmål.
   • Gør dig selv bekendt med din rolle. Nogle ordførere griber ikke direkte ind i forhandlingerne, mens andre noterer, mens de deltager i diskussionen. I begge tilfælde må sekretæren ikke spille en anden vigtig rolle, såsom formand eller facilitator.

2. 
   

   
   
   
   Forbered en model. Mødeprotokollen har næsten ens indhold. En skabelon giver dig mulighed for at standardisere præsentationen af ​​dine minutter for nem gennemgang. Du kan også downloade eksempler på minutsskabeloner. Giv plads nok til mindst de poster, der er anført nedenfor.
   • Organisationens navn.
   • Mødets type. Er der et regelmæssigt årligt eller ugentligt møde, et lille møde i udvalget eller et møde indkaldt til et specielt formål?
   • Dato, tid og sted. Giv plads til at registrere start- og sluttidspunktet for sessionen.
   • Navnet på formanden eller moderatoren for mødet og navnet på sekretæren eller suppleanterne.
   • Listen over deltagere og fraværende undskyldt. Det er faktisk deltagelsesarket. Bemærk, hvis beslutningsdygtigheden er nået, dvs. hvis antallet af gaver er det minimum, der kræves for at stemme.
   • Efterlad en plads til din underskrift. Som sekretær skal du altid underskrive dit arbejde. En ekstra underskrift kan være nødvendig, når protokollen skal godkendes, men det afhænger af procedurerne for din virksomhed.
   • Eventuel ordre på dagen. Hvis du ikke selv har udarbejdet dagsordenen, skal du bede formanden eller moderatoren til mødet om at give dig en kopi, som vil være nyttig til at organisere dine noter.

3. 
   

   
   
   
   Har en bærbar eller bærbar computer med dig. Sørg for, at du er komfortabel med dit udstyr. Hvis du ofte skriver minutter, skal du have en bærbar computer til dette formål eller oprette en mappe på din computer.
   • Hvis du har forberedt protokollen fra et tidligere møde, og det ikke er blevet forelagt til godkendelse, skal du huske at vaske med dig også.
   • En båndoptager kan hjælpe dig med at skrive minutterne senere, men den erstatter ikke notatoptagelse. Hvis du registrerer sagen under mødet, skal du sørge for, at alle tilstedeværende er enige. Modstå fristelsen til at gengive deltagernes udsagn ord for ord.
   • Hvis du lærer stenografi, vil du notere hurtigere, men du behøver ikke at gengive alt, hvad deltagerne siger for at skrive dine minutter. Faktisk skal du undgå at gøre det på den måde.
   • Hvis du bliver bedt om at tage notater offentligt, skal du bruge en projektor eller flipover. Sorter dine noter omhyggeligt, så du nemt kan bruge dem til at skrive protokollen.

Del 2 Noter under mødet

1. 
   

   
   Distribuer tidsplanen. Så snart alle er der, skal du cirkulere et ark eller mere, hvis der er mange deltagere. Det vil blive brugt af alle til at skrive deres navn og kontaktoplysninger. Denne liste vil blive brugt til at udfylde protokolleafsnittet, der er reserveret til at registrere navnene på de personer, der deltog i mødet. Du kan også vedhæfte selve arket til referatet.
   • Hvis du ikke kender flertallet af de tilstedeværende mennesker, lav en tabelplan og udfyld den, når du beder alle om at introducere sig selv. Hold listen ved hånden, mens du tager notater, så du kan ringe til hver ved navn.

2. 
   

   
   Fyld din model maksimalt. I afventning af mødets åbning skal du indtaste navnet på organisationen, dato og sted og type møde, f.eks. "Ugentlig bestyrelsesmøde, specielt udvalgsmøde osv." ". Når mødet begynder, skal du notere tidspunktet.
   • Hvis du ikke har en skabelon, skal du skrive disse oplysninger i begyndelsen af ​​dine noter.
   • Hvis mødet blev indkaldt til et bestemt formål eller på et specielt tidspunkt, skal du opbevare en kopi af den meddelelse, der blev sendt til deltagerne. Du bliver nødt til at vedhæfte det til minutterne, efter at det er skrevet.

3. 
   

   
   Skriv resultatet af det første forslag. De fleste officielle møder begynder med et forslag om vedtagelse af den midlertidige dagsorden. Dette første trin vil tjene som et eksempel til at illustrere proceduren. Hvis mødet starter med et andet forslag, skal du bare sørge for at registrere de samme relevante oplysninger.
   • Den nøjagtige e af bevægelsen, der starter med "Jeg foreslår". Det betyder normalt "Jeg foreslår vedtagelse af denne dagsorden. "
   • Navnet på forfatteren af ​​forslaget.
   • Resultatet af afstemningen. Hvis afstemningen er positiv, skal du skrive "forslag vedtaget".
   • Hvis du ikke nøjagtigt kan gengive lange forslag, kan du anmode om, at de indsendes skriftligt. Hvis dette er et tilbagevendende problem, skal du bede om at inkludere dette krav i den officielle procedure for forslag, der overskrider et bestemt antal ord.
   • Hvis du har udarbejdet dagsordenen, kan du muligvis være sponsor for forslaget, mens du er mødets sekretær. Dette er perfekt, så længe du forbliver objektiv, fordi det ikke er uforeneligt med at medtage dine egne handlinger i referatet.

4. 
   

   
   Gem de andre forslag, der blev præsenteret under mødet. Følg proceduren nøje, men noter dem ikke i protokollen, medmindre andet er instrueret! Når en ny bevægelse præsenteres, skal du registrere de relevante oplysninger.
   • Husk, at hvert forslag skal indeholde betingelserne i selve forslaget, forfatterens navn og resultatet af afstemningen.
   • Nogle forslag kræver støtte fra en anden deltager, inden de sættes til afstemning. For eksempel, hvis nogen siger, "Støt bevægelsen", skal du registrere denne persons navn i referatet som medforfatter til beslutningen.
   • Hvis du ikke kender navnet på forslagsponsoren eller har brug for at lytte til det igen, skal du stoppe mødet høfligt og stille spørgsmål. Præcis registrering af information er vigtig nok til at retfærdiggøre denne lille afbrydelse.
   • Hvis en bevægelse ændres, skal du blot gentage ordlyden i dine noter. Det er ikke nødvendigt i protokollen at angive, at forslaget er ændret, medmindre der har været kontroverser om ændringsforslaget, der har givet anledning til en lang debat.

5. 
   

   
   Lyt til præsentationen af ​​rapporterne og bede om kopier. Hver gang en rapport, nyhedsbrev eller lignende dokument læses højt, skal du registrere navnet på rapporten og navnet på den person, der læser den, eller navnet på det underudvalg, der skrev den. Hvis der er en vedhæftet bevægelse, skal du gemme den, som du ville gøre for enhver anden bevægelse.
   • Det er dog bedst at få en kopi af dokumentet i slutningen af ​​mødet. Præsenter en note til taleren eller stolen for at få denne kopi. Bagefter vedhæfter du en kopi af hver rapport til referatet, efter at den er skrevet.
   • Hvis kopien ikke er tilgængelig, skal du bemærke, hvor originaldokumentet opbevares. Du skal muligvis anmode om disse oplysninger efter mødet.
   • Hvis en deltager aflægger en mundtlig rapport i stedet for at læse et dokument, skal du skrive et resumé af deres erklæring. Gå ikke ind i detaljer, og gengiv ikke talerens ord.

6. 
   

   
   Bemærk de handlinger, der er truffet eller tildelt. Dette inkluderer verifikation gennemførelsen af ​​beslutningerne fra det forrige møde og gennemførelsen af ​​de nye aktioner. Har nogen fået i opgave at skrive et brev? Skriv navnene på de involverede personer og de handlinger, der tilskrives dem.
   • Afhængig af graden af ​​formalitet på dit møde, er mange af disse handlinger muligvis en del af forslag. Ved mindre formelle møder skal du være opmærksom på beslutninger, der ikke er klart formuleret.
   • Angiv kort årsagerne til en eventuel beslutning.

7. 
   

   
   Registrer alle ordre- og procedurepunkter. Hver gang der gøres indsigelse mod en procedure, skal du notere hele indsigelsen og princippet, som den bygger på, samt den fulde beslutning truffet af præsidenten.
   • Husk at medtage henvisninger til proceduren, uanset om du anvender vedtægterne eller organisationens protokol.

8. 
   

   
   Ved hvornår du skal skrive resume af diskussioner. Det vil kun være nødvendigt at gøre det efter en klart anført anmodning. Officielt afspejler en rapport, hvad der har været faktisk og ikke hvad der har været sagde . Du skal dog overveje de unikke krav, som din organisation har.
   • Ved at tage dine noter stræber du efter at være objektiv, uanset omstændighederne. Skriv konkrete punkter og ikke følelser. Minimer brugen af ​​adjektiver og adverb. Dit mål er at skrive et tørt, faktuelt og undertiden smagløst dokument!
   • Resuméet af diskussionerne skal ikke være nominerende. Så undgå at nævne navnene på talerne i debatterne. Dette er især vigtigt, når en samvittighedsfuld taler under en varm debat kunne fornærme nogle af deres følsomhed.

9. 
   

   
   Luk ved afslutningen af ​​mødet. Bemærk det tidspunkt, hvor mødet udsættes. Husk at hente alle kopier af rapporter, eller mind folk om at sende dem til dig.
   • Gennemgå dine noter for at sikre dig, at alt er klart, og at du ikke har glemt noget. Dette er tiden til at stille dine spørgsmål, før deltagerne rejser.

Del 3 Skrivning af protokollen

1. 
   

   
   Begynd at skrive så hurtigt som muligt. Det er bedst at beskrive referatet umiddelbart efter mødet, så længe begivenhederne stadig er friske i din hukommelse.

2. 
   

   
   Brug en computer til at skrive dine mødebeskeder. Du har muligvis allerede gjort dette, hvis du tog dine notater på en bærbar computer under sessionen. Gem dine noter, og start et nyt dokument. Du kan sammenligne dem med minutterne ved at placere dem side om side.

3. 
   

   
   Præsenter dine noter tydeligt i afsnit. Hver ny bevægelse, ny beslutning eller rækkefølge skal behandles i et uafhængigt afsnit. Under operationen skal du kontrollere, at:
   • du har overholdt reglerne for stavning og grammatik, selvom du om nødvendigt bruger en stavekorrektion,
   • du har brugt den samme tid i hele e, enten fortiden eller nutiden, men uden nogensinde at skifte fra en gang til en anden i det samme dokument,
   • du er objektiv, med andre ord skal din mening aldrig vises i referatet, fordi du prøver at oprette et objektivt dokument, der er beregnet til alle,
   • du brugte et enkelt og præcist ordforråd og erstattede vage udtryk med passende ord, mens du undgik brugen af ​​blomstrende udtryk,
   • du nævnte kun handlinger truffet, ikke debatter, medmindre du blev bedt om at optage dem, fordi du skulle fokusere på hvad der var faktisk og ikke hvad der har været sagde,
   • du har nummereret siderne for klarhed.

4. 
   

   
   Distribuer en kopi af udkastet til dine protokoller til medlemmerne. Send en kopi til hvert medlem ved hjælp af kontaktoplysningerne på tidsskemaet. Hvis du ikke har kontaktoplysningerne, skal mødefacilitatoren være i stand til at kommunikere dem til dig.

5. 
   

   
   Få protokollen fra mødet godkendt. Du kan blive bedt om at læse det højt på næste møde og indsende det til godkendelse. Hvis forslaget vedtages, skal du bemærke, at protokollen er vedtaget.
   • Hvis rapporten ændres, før den er godkendt, skal du foretage ændringerne og notere i slutningen af ​​dokumentet, at den er ændret uden at beskrive de foretagne ændringer.
   • Hvis der fremsættes et ændringsforslag efter godkendelsen af ​​protokollen, skal det angives det nøjagtige indhold af forslaget og afgørelsen om vedtagelse eller afvisning.

Del 4 Brug af skabeloner til mødeminutter

1. 
   

   
   Besøg et sted, der tilbyder eksempler på møder. Disse skabeloner sparer tid og undgår fejl.

2. 
   

   
   Tag dig tid til at gennemgå dine sider. Brug de muligheder, som hver tilbyder, for at finde den model, der passer til dig.
   • Hvis du har brug for en bestemt type model, for eksempel en nuværende eller standardmodel, skal du undersøge og downloade den valgte model ved at klikke på knappen "download" eller knappen "brug en skabelon". Sørg for at gemme det på et let at finde sted, så du ikke mister det.

3. 
   

   
   Få adgang til filen. Nu når du er færdig med at downloade, skal du pakke ud filen og åbne den i "Microsoft Word" eller "Excel". Brug den nyeste version af "Microsoft Word" for lethed og kvalitet. At holde softwaren up-to-date gør tingene lettere for dig, mens du giver dig mulighed for at bruge nye funktioner.

4. 
   

   
   Tilføj dit virksomheds logo og copyright-symbol i overskriften. Fjern prøvelogoet fra skabelonen, og sørg for at læse betingelserne for brug af downloadwebstedet. Du ønsker ikke at finde dig selv i lyset af juridiske problemer, er du?

5. 
   

   
   Skift titel. Fremhæv ordene "mødetitel" i titelområdet og indtast den faktiske titel på dine minutter.

6. 
   

   
   Skift præsentationen af ​​dokumentet (valgfrit). For at gøre din model mere attraktiv kan du ændre farverne eller vælge et andet tema. Det er enkelt: find fanen "layout" og klik på afsnittet "farver og temaer". På denne måde kan du ændre udseendet på din model og endda vælge farver, der matcher dit firmalogo.

7. 
   

   
   Indtast underteksterne på sektionerne. Der skal være flere felter, som du kan udfylde. Du har muligvis brug for flere felter eller foretrækker at ændre e. Tilpas dem efter dine behov.

8. 
   

   
   Gem skabelonen på din bærbare computer. Således kan du bruge det under sessionen til at skrive dine minutter. Hvis du fortsætter med at bruge "Microsoft Office", går tingene hurtigere og lettere, og du kan følge mødet med mere organisation og præcision end før. Alternativt kan du udskrive din skabelon for at tage håndskrevne noter, men sørg for at du har nok plads til at skrive de nødvendige oplysninger.

9. 
   

   
   Tjek din model. Tillykke! Din rapportmodel er færdig. Din produktivitet og nøjagtighed skal forbedres eksponentielt nu, hvor du har en model at følge, der hjælper dig med at organisere dine ideer. Som med ethvert projekt, skal du gennemgå detaljerne i din model for at identificere unøjagtige eller manglende genstande. Så snart alt er i orden, kan du bruge det på dine næste møder.