Sådan organiseres en demonstration

Indhold

• etaper
• Del 1 Forbered måneder på forhånd
• Del 2 Organiser to uger før
• Del 3 24 timer før begivenheden
• Del 4 Styring af afviklingen af ​​begivenheden

Du synes sandsynligvis, at det er en overvældende opgave at arrangere en begivenhed. Dette kan være tilfældet, hvis du ikke har en fornemmelse af organisation eller planlægning. Men vær sikker, fordi vi sammen ser hvordan man gør det, fra forberedelsen, der kan vare i måneder, indtil begivenhedsdagen.

etaper

Del 1 Forbered måneder på forhånd

1. 
   

   
   Definér begivenhedens objekt. En nøglefrase eller to kan hjælpe dig med at definere formålet med din begivenhed og holde den i sammenhæng. Har du til hensigt at uddanne medlemmer af dit samfund? Forsøger du at overbevise donorer om at finansiere nogle af dine projekter? Vil du ære nogle mennesker eller en gruppe mennesker? Stræb efter at minimere omfanget af din handling. Uanset hvad du skal gøre, uddanne, overtale eller ære osv., Svar på spørgsmålet: hvorfor skal du arrangere denne begivenhed?
   • Tag det som en mission statement. Din ramme for succes Når du helt klart ved, hvad du vil gøre, vil det være lettere for dig at handle!

2. 
   

   
   
   
   Sæt mål. Hvad vil du opnå præcis ? Ikke hvad antallet af deltagere vil være, eller endda hvis begivenheden finder sted, hvad vil du have, at det skal komme ud af denne begivenhed? 5 personer, der vender ryggen til en ny komponent i din organisation? En samling på 1.000 €? En mentalitetsændring? Et entusiastisk publikum?
   • Identificer de første tre ting, du ønsker at gennemføre gennem tilrettelæggelsen af ​​din begivenhed, og fokuser på at få dem til at ske. Du har muligvis et økonomisk mål, et socialt mål og et personligt mål. Det afhænger kun af dig!

3. 
   

   
   Saml frivillige. Du har brug for et godt team med forskellige færdigheder. Dine frivillige kan hjælpe dig på forskellige måder, såsom forberedelse af programmer, invitationer og plakater, eller at arrangere deltagere og arrangere efter begivenheden. Med andre ord kan de hjælpe dig med at få jobbet gjort. Og hvis du kan, har frivillige du kan stole på!
   • Sørg for, at lederne og medlemmerne af dine teams respekterer din arbejdsplan. Samarbejde kan gøre en masse ting lettere. Når du beder dem om at give en hånd, skal du fra starten være klar over deres forventninger og deres grad af engagement.
   • Hvis du ikke kan ansætte frivillige, skal du ansætte et team! Det hele afhænger af arten af ​​den begivenhed, du arrangerer. Ledere af værtswebstedet for din begivenhed kan stille et team til rådighed, ellers kan du gå gennem et vikarbureau.

4. 
   

   
   
   
   Forbered et budget. Du skal medtage alle mulige udgifter, indtægter, donationer og uforudsete udgifter i dit budget. Hvis du ikke budgetterer, ender du med et bundt regninger i dine hænder, en tom tegnebog og ingen idé om det nyeste problem. Vær realistisk fra starten for at undgå overraskelser på begivenhedsdagen.
   • Kig efter måder at sænke dine omkostninger. Kan du rekruttere frivillige, der vil arbejde gratis? Kan du vælge et billigere hjemmeside som et af dine venners hus? Husk, at en enkel, men vellykket kamp er mere imponerende end en begivenhed, der er på vej, men som bliver til et fiasko.

5. 
   

   
   Bestem, hvor og hvornår. Det er den ting det vigtigste at gøre, når det kommer til din begivenhed.Hvad er stedet, og hvad er datoen, der får nogen til at sige: "Ja, det får jeg se! Vælg et tidspunkt, hvor alle er gratis, et let tilgængeligt sted og noget inden for din rækkevidde!
   • Kontroller begivenhedskalenderen i dit område, og bestemm din målgruppe. Hvis du er målrettet mod mennesker, der tilbringer deres tid derhjemme, er din bedste mulighed at arrangere dit møde i nabolaget i løbet af dagen og måske tilbyde børnepasning. Men hvis du er målrettet mod studerende, er det bedst at holde dit møde om natten i byens centrum. Hvis du kan, gå hen dit målgruppe allerede fundet.
   • I nogle tilfælde vil du naturligvis blive tvunget til at booke dit websted. Kontakt den ansvarlige for det sted, du vil bruge, så hurtigt som muligt. Glem ikke, at han sandsynligvis er så travl som dig!

6. 
   

   
   Tænk på logistik. Du har brug for logistik for alt. Hvad er parkeringsmulighederne? Hvad er midlerne til adgang for mennesker med handicap? Hvad kan du gøre afhængigt af størrelsen på dit mødested? Hvilket udstyr har du brug for? Hvilke ekstra ting, såsom drikkevarer, badges, brochurer, har du brug for og kræver yderligere udgifter? Hvor mange mennesker har du brug for for at begivenheden skal køre glat?
   • Tænk over alle disse problemer med dit team og drøft alle aspekter af problemet. Kan du foregribe nogle uforudsete begivenheder og undgå dem? Er der specielle gæster, der skal overholdes? Skal du gøre undtagelser?

7. 
   

   
   Tænk på markedsføring og reklame. Mens du er ved det, lav en plakat. Det skal indeholde dato, sted, tid, navn på gæsten, titel og tema eller slogan for begivenheden. Da du stadig er i den indledende fase, kan du tage dig tid til at afvikle disse detaljer. Det er dog interessant at hurtigt registrere en midlertidig rekord for at have et omfattende overblik over din organisation!
   • Tænk også på andre måder at sprede information på. En ing? En mailing? Facebook, eller et halvt dusin andre begivenhedswebsteder (mere info lidt videre)? Hvad har du brug for før begivenheden for at tiltrække deltagere, og hvad dine behov vil være til begivenheden for at bevare deres interesse?

8. 
   

   
   Bliv organiseret. Det er sandsynligt, at alt for tiden er alt forvirrende i dit hoved, og at du ikke ved, hvordan du starter. Tag en dyb indånding og åbn Excel. Forbered en foreløbig kalender for din begivenhed. Opret et par regneark for at organisere dine ideer. Dette kan virke unødvendigt, men om to måneder vil du lykønske dig selv med at udføre dette job.
   • For hver aktivitet skal du udarbejde en tidsplan med frister. Skriv navnene på dine samarbejdspartnere, og angiv deres opgaver og perioder med udførelsen. Så du kan organisere og besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have.

Del 2 Organiser to uger før

1. 
   

   
   Sørg for, at alt er i orden. Indstil dato og placering for din begivenhed, vælg din æres gæst, dit personale, temaet og sloganet for din begivenhed. Hvad er de problemer, der sandsynligvis skaber problemer? Hvad er de spørgsmål, der kan opstå i sidste øjeblik? På dette tidspunkt skal du færdigbehandle alle dine detaljer.

2. 
   

   
   Kom sammen med dit team. Få dit budget, tidsplan osv. Godkendt af dine teammedlemmer og ledere. Tiden er inde til at undersøge og løse alle problemer. Har dine medarbejdere forstået, hvad de skal gøre? Føler de sig godt tilpas med hele proceduren?
   • Igen, saml med dine samarbejdspartnere og frivillige for at diskutere eventuelle problemer. Det er også det perfekte tidspunkt at udvikle en handlingsplan.
   • Sørg for, at dit team ikke har nogen interne problemer. Hold kontakten med lederne og medlemmerne af hver gruppe såvel som dine frivillige.

3. 
   

   
   Deleger ansvaret til nogle af dine samarbejdspartnere, og tildel de mere erfarne af dem til at koordinere alle aktiviteter. Hvis det er en gigantisk begivenhed, skal du adskille flere personer til at koordinere flere aktiviteter under opsyn af en enkelt ansvarlig person. Husk, at medlemmer af en gruppe skal stole på deres gruppeleder.
   • På begivenhedsdagen kan du overveje at tildele en eller to personer til at mødes og hilse deltagere, når de ankommer til scenen. I princippet er det modtagelsesudvalget, der er ansvarlig for at heppe alle op og give deltagerne en følelse af at være i gode hænder.

4. 
   

   
   Sørg for at holde de websteder, der er relateret til begivenheden, opdaterede. Du er sandsynligvis på Facebook og, men der er flere andre sider, du kan bruge til bedre at promovere din begivenhed. Eventbrite, Evite og Meetup er 3 af de vigtigste steder, du har brug for at tænke på. Hvis du ikke kender dem endnu, skal du gå på internettet lige nu!
   • Og glem naturligvis ikke dit eget websted, din blog eller din Facebook-side, hvis du har noget. Du kan sende påmindelser, sende billeder og administrere dine svaranmodninger (RSVP). Jo mere aktiv du er, jo bedre bliver du bemærket af alle.

5. 
   

   
   Bed delegerede om at finansiere og sponsorere visse aktiviteter. Du bliver nødt til at stå over for flere udgifter i løbet af de næste dage, og du betaler ikke alt ud af lommen! Saml i det mindste lidt penge til at dække startomkostninger, såsom leje af rum og udstyr og måske cateringfirmaer. Du skal muligvis betale for visse ting eller tjenester.
   • Sørg for, at du har en passende administrativ procedure til modtagelse, bekræftelse og fakturering af de tjenester, du har brug for. Du skal holde styr på alt, hvad du gør, så du kan henvise til det senere, så du bedre kan organisere dig tidligt, især hvis dine handelspartnere gør noget forkert.

6. 
   

   
   Annoncer din begivenhed. Forbered brochurer, kør reklamer, informere medierne, foretage direkte mail, foretage telefonopkald, send grupper til grupper og besøg potentielle deltagere eller sponsorer. Hvad ellers skal man gøre for at tilskynde folk til at komme? Sørg for at formidle komplette oplysninger, der giver lidt plads til spørgsmål. Men når alt kommer til alt søger du også at vække dit publikum nysgerrig!
   • Definer din målgruppe. Hvis du prøver at nå seniorer, spilder du ikke din tid på at sende dem snapchats. Gå til de steder, som dine deltagere besøger, og brug de værktøjer, de er bekendt med. Stræb efter at være meget tilgængelig og opføre sig normalt.

7. 
   

   
   Saml alt hvad du har brug for til din begivenhed. For eksempel medaljer, spil, små souvenirs, præmier eller certifikater. Der er masser af ting og gadgets, der kan gå upåagtet hen for et uerfaret øje, men du kender hver eneste krik og alt, og alt det der kan gå derinde. Og glem ikke borde, stole, lydanlæg, plakater, duge og alle disse vigtige ting!
   • Dette spørgsmål alene fortjener en hel arbejdsession med dit personale. Stop ikke med at tænke over det, før du ser 5 ting som kuglepenne, førstehjælpskasse, batterier, is og extensions. Du skal sørge for, at enhver pris er dækket til enhver pris.

8. 
   

   
   Organiser dig selv for alle. Lav arrangementer for at tage billeder og videoer. Organiser gæsternes bevægelser. Lav også arrangementer for mad og rengøringshold. Listen kan forlænges fra dag til dag, men det er normalt, fordi du organiserer din begivenhed!
   • Pas på mad og forfriskninger. Det er også tid til at planlægge specielle faciliteter såsom dem til handicappede osv. Kontroller også, om nogle deltagere er vegetarer eller har særlige diætbehov.
   • Sørg for stole, borde, sæt, mikrofoner, højttalere, computere, flydende krystalprojektorer (LCD), podier, alt det udstyr, der er nødvendigt for korrekt at oprette begivenhedsstedet.

9. 
   

   
   Forbered listen over personer, der skal kontaktes. Du har brug for telefonnumre, adresser og alle dine medarbejdere. Ligeledes skal du udarbejde listen over VIP'er og dine leverandører. Disse lister vil være nyttige, hvis nogen er sabsente eller for sent.
   • Antag, at dine cateringfirmaer er for sent? Ved du hvordan man gør det? Du tager din smukke liste, og du ringer dem op. Troede de virkelig, at du går søge disse 100 kg trukket svinekød? Det betyder ikke noget. Du giver listen til François, og du beder ham gå med sin lastbil til den angivne adresse. Og det er det! Nu ved du, hvad du skal gøre, enten stoppe med at bruge dem eller være mere præcis ved at kommunikere dine detaljer!

10. 
    

    
    Gå til begivenhedens sted med dine medarbejdere. Tag en tur og kontroller omhyggeligt parkeringsarealer, toiletter, grønne værelser, levering af indgange og udgange. Find steder i nærheden, hvor du kan foretage fotokopier eller foretage telefonopkald og foretage køb i nødstilfælde. Med et ord stræber efter at kende terrænet som din lomme.
    • Tal også med din kontaktperson. Han / hun skal kende stedet bedre end nogen anden. Er der et særligt problem, som du har brug for at vide? Er der tidsbegrænsninger? Er du nødt til at holde dørene lukkede på bestemte tidspunkter? Vil der være Gud forbyde rutinemæssige brandøvelser under protesten?

Del 3 24 timer før begivenheden

1. 
   

   
   Hold dig rolig. Du er næsten kommet til slutningen af ​​dine sætninger. Det er ekstremt vigtigt at holde dine ideer klare og at være på rette spor. Du har tilbragt måneder på at forberede dig! Alt går fint. Hvis du holder dig rolig, opfører dit hold dig som dig, og begivenheden finder sted under gode forhold. Desuden vil alt være færdig meget hurtigt!
   • Seriøst er du næsten nået slutningen af ​​dine sætninger. Du har planlagt alt, du har tænkt på alle de mulige problemer. Hvis der sker noget, vil du overvinde vanskeligheden. Og husk, ingen vil bebrejde dig. En støjende gæst, middelmådig mad, rolig ikke for meget, fordi deltagerne ved, at du ikke kan kontrollere alt. Så slap af, alt går fint.

2. 
   

   
   Udfør de sidste kontroller med dit team. Sørg for, at du har fortalt alle, tidspunktet for begivenheden, og hvordan man kommer dertil. Du ønsker ikke den begivenhedsdag, alle dine medarbejdere spørger dig på samme tid, hvor er denne hellige servicedør.
   • Selv hvis du ikke modtager spørgsmål, skal du gøre dit bedste for at evaluere dine medarbejders adfærd. Er de tilfredse med beskrivelsen af ​​deres opgaver? Lugter de mellem dem? Hvis ikke, skal du diskutere med dem og prøve at udjævne vanskelighederne sammen. Måske ville nogen være mere komfortable med at gøre noget andet eller arbejde med en anden.

3. 
   

   
   Kontroller alle de invitationer og svar, du har modtaget. Lav listen over gæster og oplad nogen til at tælle de tilstedeværende. I de fleste tilfælde vil antallet af tilstedeværende mennesker være anderledes af de mennesker, der svarede. Du har muligvis modtaget 50 bekræftende svar og ender med 5 eller 500 mennesker til stede. Så selvom du kender antallet af svar, du har modtaget, skal du være forberedt på ekstreme situationer!
   • Mens du er der, husk begivenheden for dine fremtrædende gæster. Du vil blive overrasket over antallet af mennesker, der vil sige, "Åh ja, det er rigtigt! Det er i morgen er det ikke? Du kan undgå forglemmelser ved at give et enkelt telefonopkald eller sende en SMS.

4. 
   

   
   Gå til lokaliten, og sørg for, at alt er klar. Er rummet rent og tilgængeligt? Er det elektroniske udstyr installeret? Er testene af god funktion udført? Kan du installere udstyr på forhånd, hvis nødvendigt? Er personalet klar?
   • Kontroller, om antallet af personer, der er til stede for at føre tilsyn med begivenheden, er tilstrækkeligt. Selvfølgelig er det altid bedre at have flere mennesker. Du har muligvis brug for nogen, der kan stille et hastigt løb, være vært for en æresgæst eller afvikle en uforudset begivenhed; eller blot få kaffe.

5. 
   

   
   Forbered deltagernes sæt. Hvert sæt kan indeholde en flaske vand, en let snack, en notesbog, en pen, en pjece og de nødvendige oplysninger. Du kan også inkludere små minder. Det er virkelig detaljen, der får deltagere til at tro, at begivenheden var godt designet og godt organiseret. Og de vil virkelig tro, at du passe på begge dele!
   • Dette kan reserveres til gæster eller dit personale eller begge dele! Hvem kan ikke lide at modtage en granola bar og en pen?

6. 
   

   
   Lav et script. Det er en liste, der indeholder alle de nødvendige oplysninger klassificeret i henhold til tidsplanen og lokalet. Forbered et tidsbestemt program til vigtige aktiviteter. Strukturen af ​​formen afhænger af dig. Stræb ikke for at indlæse det for nem læsning.
   • Hvis du virkelig er betyder og meget flittig, kan du etablere det flere scripts. Højttalere kan bede dig om en liste over andre højttalere med deres placering og tidsplan. Dit team vil have listen over udstyr, tidsplaner og regler for rengøringsoperationer. Hvis du har tid til at forberede dem, kan disse lister være nyttige.

7. 
   

   
   Forbered en tjekliste over handlinger, der skal udføres under begivenheden. Det ville være en katastrofe, hvis du er der, alt er der, alle er der, og pludselig er du klar over, at du har glemt hjemme de 1200 bægge til kaffepausen. Du ville have ødelagt alt. Så lav en tjekliste og tag med dig alt hvad du har brug for!
   • Hvis tingene har en tendens til at ophobes, skal du tildele en bestemt opgave til hvert medlem af dit team. Så på begivenhedens dag spilder du ikke din tid på at køre til højre og venstre, med at præcisere kriser. To hænder til at lette byrden ... som det siges.

Del 4 Styring af afviklingen af ​​begivenheden

1. 
   

   
   Vær tidlig på begivenhedsstedet med dit personale og frivillige. Kontroller, at alle er til stede, og sørg for, at det elektroniske udstyr fungerer korrekt. Er der spørgsmål i sidste øjeblik? Hvis du har tid tilbage, skal du dele en drink ud, fortælle dem et par opmuntrende ord, så giv dem en pause! Du har fortjent det. Du er klar.
   • Sørg for, at arrangørerne bærer en markant badge eller andre insignier, så deltagere let kan finde dem, når det er nødvendigt. Undertiden er det ikke nok at bære træthed.

2. 
   

   
   Installer alt. Inde og ude. Skal du hænge balloner i postkassen eller et billboard på hjørnet? Og hvad synes du om dørene og hovedindgangen? Hvis deltagerne skal navigere på en kompliceret sti, skal du placere så mange tegn som du kan for bedre at vejlede dem.
   • Glem ikke velkomstbannere og informative bannere, der er meget nyttige. Husk at gøre det lettere for deltagerne at finde begivenhedens placering. Det siger sig selv!
   • Installer en reception og en registreringsskranke. Ved ankomsten til stedet skal deltagerne bemærke, hvad de har brug for for at vejlede sig selv. Ellers kan de løbe rundt i cirkler og føle sig utilpas.Kan du huske modtagelsesudvalget, vi talte om tidligere? Placer nogen ved indgangen for at hilse deltagere og besvare deres spørgsmål.
   • Post noget musik! Det kan fjerne enhver forlegenhed, der ellers ville have øget stemningen.

3. 
   

   
   Sørg for, at vigtige mennesker er opmærksomme på begivenhederne. Hvis en taler er for sen, skal du justere din tidsplan og informere interesserede parter. Hvis måltidet varer længere end forventet, skal du advare dem om programændringen. Det er sjældent, at ting går efter planen, så sørg for at informere folk, når der sker ændringer.

4. 
   

   
   Tag fotos! Du vil sandsynligvis beholde minder fra din begivenhed. Og at se nogen gå rundt med et kamera kan begejstre deltagerne. Glem ikke sponsorens banner, dit, indgangen, receptionen osv. Måske kan du bruge dem næste år!
   • Bed om muligt en af ​​dine venner eller en professionel fotograf om at tage sig af alle disse detaljer. Der har du nok at gøre! Men du skal passe på dine gæster, så få nogen til at tage sig af billederne osv.

5. 
   

   
   Tilby en souvenir. Dine deltagere har måske lært noget ved at deltage i dit arrangement, og du vil have dem til at forlade at tænke på noget eller stille spørgsmål eller tænke på at tage handling. Så fordel en flyer eller noget, som de kan tage med sig for at give dem ideer til handle efter begivenheden.
   • Husk at oprette et forum for feedback. Giv deltagerne mulighed for at følge op, sige hvad de synes, foreslå forbedringer og dele deres ønsker til den næste begivenhed. Og selvfølgelig, hvordan kan de forenkle!

6. 
   

   
   Rengør modtagelsesområdet! Hæv den elektriske måler, tag bannerne op, fjern bordene osv. Sæt pladserne tilbage i deres oprindelige situation, som de var før begivenheden. Dette er især vigtigt, hvis du lejede lokalet og gerne vil vende tilbage. Ejere kan opkræve et gebyr, som du ellers kunne have undgået. Del opgaverne for at gøre handlingen så let som muligt.
   • Kontroller, at intet dyrebart er glemt på stedet, og i givet fald oprette en mistet ejendomstjeneste
   • Gør opmærksom på den ansvarlige for stedet, de skader, der måtte opstå under arrangementet. Det er bedre at være ærlig og direkte.
   • Pas på affaldet og handle i dine midler. Rengøringsservicen tager sig af dette problem.

7. 
   

   
   Pas på alle de opgaver, der følger af afholdelsen af ​​dit arrangement. Det afhænger faktisk af arten af ​​den pågældende begivenhed. Det kan være, at du ikke har meget at gøre, men du kan også ende med en lang liste over mennesker at takke og en opskrift til at styre. Her er nogle ideer, du skal starte.
   • Tak for alle dine teammedlemmer, frivillige og sponsorer. Du kunne ikke have lavet din begivenhed uden dem!
   • Opdater og færdiggør dine konti. Denne opgave skal udføres så hurtigt som muligt. Det er bedre at have et minimum af detaljer til at justere.
   • Organiser en takmodtagelse for alle dem, der har hjulpet dig, dit personale skal føle sig værdsat, og dine donorer føler, at de har deltaget i en god sag.
   • Giv de berørte mennesker souvenirs eller brochurer.
   • Distribuer til sponsorerne og de berørte mennesker deres del af opskriften.
   • Post fotos af begivenheden på dit websted.

8. 
   

   
   Organiser et evalueringsmøde efter begivenheden for at forbedre din organisation i fremtiden. Nu hvor du har opnået alt, er der ting, du kunne have gjort anderledes? Hvilke ting fungerede godt, og hvilke fungerede ikke? Vil du acceptere at organisere en sådan begivenhed igen? Hvad lærte du?
   • Hvis du modtager feedback, skal du overveje dette. Hvis dine gæster ikke gør det, skal du bede dit personale om at gøre det! Hvad synes de om begivenheden? I det mindste værdsatte de sig selv? Da de havde en granola bar og en pen, gjorde de det selvfølgelig ikke?