Sådan svarer du på en e-mail, der kræver bekræftelse af deltagelse

Indhold

• etaper
• Del 1 Bestem, hvordan og hvornår du skal svare
• Del 2 Forberedelse af et svar
• Del 3 Håndtering af automatiske e-mails og løsning af problemer

Med den voksende popularitet af e-mail som et alternativ til traditionelle posttjenester, er invitationer til sociale begivenheder via e-mail utroligt populære til feriemøder, fødselsdage, bryllupper og mere. I dag er begivenhedsarrangører meget mere tilfredse med e-mails, der beder om bekræftelse af deltagelse (også kendt som RSVP, hvilket betyder "bedes du svare") end før. Fordi e-mails, der beder om svar, er så nye, ved mange ikke, hvordan de skal svare korrekt. Forhåbentlig kan du bedre svare på sådan, hvis du ved tidspunktet og hvordan du gør det, forberede dit svar og kontrollere modtagelsen af ​​invitationen.

etaper

Del 1 Bestem, hvordan og hvornår du skal svare

1. 
   
   

   
   Se om du virkelig vil gå til begivenheden. Den første beslutning eller trin vil være at afgøre, om du virkelig vil gå til begivenheden. Du skal overveje muligheden for at deltage i begivenheden, så snart du modtager RSVP-e-mail-invitationen.
   • Husk, hvor begivenheden finder sted, og hvis du skal rejse. Hvis nogen for eksempel inviterer dig til et bryllup uden for byen, skal du muligvis købe en flybillet for at komme dertil, hvilket kan være dyrt.
   • Lav dit program for at sikre dig, at du ikke har andre begivenheder på samme dag og på samme tid.
   • Tal med din ægtefælle og andre familiemedlemmer for at sikre dig, at de er tilgængelige. Nogle kan afvise, og andre accepterer muligvis.

2. 
   
   

   
   Identificer invitationstypen. Forskellige omstændigheder kræver forskellige nuancer og formalitetsniveauer. Derfor skal du tænke på den type begivenhed, inden du svarer på invitationen. Dette giver dig mulighed for at være sikker på, at du ikke begår en social fejl.
   • Se om det er en uformel social begivenhed såsom en invitation til en grill, som en nabo gør uden grund og sender dig en uformel e-mail-invitation. Du har muligheden for at svare uformelt på disse typer invitationer og har muligvis mindre tid til at sende svaret.
   • Hvis det er en formel social begivenhed, såsom invitationer til bryllupper, fødselsdagsfester, samfund eller konfirmationer, kræver de et svar i en formel tone, ligesom invitationen blev modtaget.

3. 
   
   

   
   
   
   Svar på det rigtige øjeblik. Når du har taget en beslutning og tænkt over invitationen, skal du svare rettidigt. Endelig er dette et af de vigtigste aspekter, når du besvarer en RSVP-e-mail, fordi du skal give personen den nødvendige bekræftelse af din deltagelse eller ikke i begivenheden.
   • Læs invitationen for at se, om a dato kræves for at svare på RSVP-e-mailen. Denne dato er ikke et forslag. Sørg for at svare inden for den angivne tid.
   • Svar så hurtigt som muligt. Selvom den person, der inviterede dig, kunne give en eller to måneder til at svare, betyder det ikke, at du skal tage hele denne periode. Tværtimod, skal du svare, så snart du træffer en konkret beslutning om, hvorvidt du skal dit eller ej.

Del 2 Forberedelse af et svar

1. 
   
   

   
   Udfyld emnefeltet. Når du har besluttet, hvornår og hvordan du skal svare, skal du udarbejde et groft udkast til det svar, du vil give. For at gøre dette skal du begynde at skrive i objektfeltet. Dette skal omfatte en accept eller afvisning af invitationen og afspejle tonen i begivenheden.
   • Ved formelle begivenheder skal du bruge en formel tone. Skriv f.eks Anne og Roger kan ikke deltage i banketten den 11. maj.
   • Under uformelle omstændigheder som en grill hos en nabo kan du skrive Kan ikke deltage i grillen den 11..

2. 
   
   

   
   
   
   Skriv brevet. Det er vigtigt at svare korrekt, da det afspejler tonen i dit svar. Hvis du bruger en passende hilsen, giver du den person, der inviterede dig en idé om, hvordan du ser det.
   • Vælg en hilsen, der muligvis inkluderer Min gode ven, À eller kære.
   • En uformel begivenhed kræver et simpelt svar til den person, der sendte dig e-mailen. For eksempel kan du skrive Kære Martine og Jean.

3. 
   
   

   
   Skriv indholdet af. Kroppen på din e er måske den vigtigste del af RSVP-e-mailen. Dette afspejler tonen i invitationen og reagerer direkte på den. Nogle eksempler på at acceptere eller afvise en invitation involverer disse.
   • En uformel begivenhed garanterer et uformelt svar af den art Thomas, vi værdsætter virkelig grillinvitationen, men vi vil være ude af byen den dag.
   • En formel begivenhed fortjener en lignende tone. For eksempel kan du skrive Familien Dupont accepterer din invitation til José og Belindas bryllup den 5. november 2019. Et andet eksempel er følgende Jean og Sara Appleby accepterer med glæde din invitation til Marta Rodriguez '15. fødselsdagsfest.
   • Et formelt afslag på en invitation kan være som følger Parker-familien vil ikke være i stand til at deltage i José og Belindas bryllup den 5. november 2019.

4. 
   
   

   
   Skriv og skriv dit navn. Når du har skrevet den, skal du underskrive RSVP-e-mailen. Dette er mere end bare en formalitet, fordi underskriften viser den type forhold, du har til den person, der inviterede dig. Det er også et tegn på, hvordan du har det med den person.
   • Vælg en formel hilsen. For eksempel kan du skrive hjerteligt, Mine bedste ønsker, Accepter venligst, hr. Eller fru, mine bedste hilsener, eller Accepter venligst, hr. Eller fru, udtrykket af mine fornemme følelser.
   • Vælg en uformel formel som Meget oprigtigt, Mine hilsner, Bær godt eller Med venlig hilsen.
   • Vælg en passende ende, hvis du accepterer eller afviser invitationen. Skriv f.eks Med meget beklagelse eller tak.
   • Skriv med dit navn efter den endelige formel. For mere uformelle begivenheder, tøv ikke med at underskrive med dit fornavn og navnet på andre mennesker, der også er blevet inviteret. Ved mere formelle lejligheder skal du underskrive med fornavn til alle gæster og efternavn efter den sidste person. I nogle tilfælde, såsom dem, hvor du har et tæt fortrolighedsforhold til den person, der inviterede dig, har du mulighed for at skrive Familien Sanchez.

Del 3 Håndtering af automatiske e-mails og løsning af problemer

1. 
   
   

   
   Klik på afviser eller acceptere. Gør dette, hvis e-mailen har en automatisk knap. De fleste officielle arrangører af begivenheder stoler mere og mere på automatiske RSVP-tjenester for at sende e-mails. Hvis nogen bruger en lignende service til at sende dig RSVP-e-mails, vil de sandsynligvis blive genereret af en tredjepart. Derudover vil e-mailen sandsynligvis indeholde indstillinger med knapper, der giver dig mulighed for at klikke på acceptere eller affald invitationen.
   • Du skal ikke svare personen via e-mail, hvis du modtager en af ​​disse.
   • Når du har accepteret eller afvist invitationen, sendes svaret til den tredjepart, der administrerer mailen og videresender den til den person, der arrangerer begivenheden.
   • Automatiske RSVP-e-mail-tjenester bruges ofte til semi-formelle omstændigheder, såsom fødselsdagsfester, nationale møder og andre lignende begivenheder.

2. 
   
   

   
   Klik på bekræftelsesindstillingen. Hvis du er bekymret for at modtage dit svar, kan du overveje at klikke på knappen Bekræftelse af modtagelse på e-mail-siden. Ved at klikke på den genererer din e-mail-tjeneste en afsendelsesbekræftelse, når den person, du svarer på, vil modtage eller åbne din e-mail. På denne måde vil du vide, at hun har modtaget din.
   • Bekræftelsen af ​​forsendelsen kan findes forskellige steder afhængigt af den service, du bruger.
   • Denne mulighed er muligvis ikke tilgængelig på nogle tjenester.

3. 
   
   

   
   Send en opfølgende e-mail, hvis du ændrer programmer. I sjældne tilfælde skal du muligvis ændre dit svar. Hvis du har accepteret invitationen og har indset, at du ikke vil være i stand til at deltage, eller hvis du har afvist og pludselig har du mulighed for at gå, skal du kontakte den person, der inviterede dig til informere om dette.
   • Hvis du utilsigtet har klikket på knappen Auto Accepter i en RSVP-e-mail, skal du sende en direkte til personen for at rette din fejl.
   • Hvis du skal afvise en invitation, du oprindeligt accepterede, skal du underrette modtageren. Du kan f.eks. Sende ham en e-mail ved at placere som objekt Ændring af svar og ved at skrive noget som På grund af uforudsete begivenheder vil Sara og jeg ikke længere være i stand til at deltage i din 20-års jubilæum den 14. Vi beklager ændringen og ser frem til at se dig snart.
   • Hvis du er nødt til at acceptere en invitation, som du allerede har afvist, skal du fortælle det til personen. Send f.eks. En e-mail og indsæt som objekt Ændring af mit svar og skriv Jeg vil gerne deltage i begivenheden, hvis du stadig har tilgængelighed til at modtage flere gæster.
   • Ændringer af RSVP-invitationer skal foretages så hurtigt som muligt. Invitationer til uformelle begivenheder kan ændres efter flere dage. Ikke desto mindre skal de for formelle begivenheder (såsom bryllupper) laves mindst en måned i forvejen.