Sådan skrives et bekræftelsesbrev

Indhold

• etaper
• Del 1 Skriv et bekræftelsesbrev
• Del 2 Genlæs bekræftelsesbrevet

Et bekræftelsesbrev er et brev, der sendes for at bekræfte detaljer, såsom en mundtlig aftale, aftaler og jobsamtale. Det kan også bekræfte en reservation eller rejsearrangement, svare på en invitation eller modtage forskellige ting eller tjenester. Det skal være kort og let skrevet i et enkelt format.

etaper

Del 1 Skriv et bekræftelsesbrev

1. 
   

   
   Brug et bogstav med en overskrift. Bekræftelsesbreve skal skrives på et brevhoved, hvis de vedrører faglige problemer. Dette giver dem et mere formelt aspekt og gør dem til officielle forretningsdokumenter. Lige over hilsner, tilføj det fulde navn og adresse på modtageren af ​​brevet. Dette inkluderer navnet på den person, du skriver til, den nøjagtige titel, den afdeling, som de tilhører, eller det firma, de arbejder for, samt deres forretningsadresse.
   • Hvis det er et personligt emne, eller du personligt reagerer på virksomheden, skal du bruge det rigtige format. Skriv din adresse øverst til venstre og datoen øverst til højre. Spring over en linje, og skriv derefter modtagerens adressebrev under datoen.

2. 
   

   
   
   
   Start med de rette hilsener. Når du sender et bekræftelsesbrev, skal du bruge den venlige hilsen og personens navn og titel. Det format, der generelt accepteres, er "Kære Mr., Mrs., Miss, Dr." efterfulgt af personens efternavn.
   • Kald ikke en kvinde "Mrs.", medmindre du ved, hvem der er gift.
   • Hvis du skriver et mere uformelt, mere personlig bekræftelsesbrev, kan du bruge personens fornavn.

3. 
   

   
   Bekræft detaljerne i aftalen i første afsnit. Gå ind i sagen. Det er ikke værd at tilføje introduktionsinformation eller civilitet. Brug det første afsnit til at skitsere detaljerne om det, du bekræfter. Det kan være datoer, tid og sted. Vær specifik.
   • Her er nogle almindelige måder at starte disse afsnit på: "Jeg skriver for at bekræfte ...", "Jeg vil gerne bekræfte ..." eller "Dette brev bekræfter ..."
   • Hvis du sender en bekræftelse på modtagelse af genstande, skal du sige det i første afsnit. Vær specifik ved at lave en nøjagtig liste over varer, deres antal og ordrenummer. Start afsnittet med at skrive: "Jeg er glad for at bekræfte" eller "Jeg modtog det med glæde".

4. 
   

   
   
   
   Angiv andre detaljer. Uanset om det er i samme afsnit eller i et andet kort afsnit, skal du nævne andre detaljer, der kan være relevante. Det kan være monetære aftaler, betingelser eller andet som skal bekræftes. Disse detaljer kan også være ansvarlige for specifikke opgaver eller dem, der skal udfyldes.
   • Du skal altid huske de vilkår og betingelser, som du er enige om at sikre dig, at der ikke vil være nogen misforståelse. Dette hjælper også med at afklare, hvad der forventes af dig.
   • Hvis du vil have nogen til at tage ansvar for en opgave, foreslår du, at du bekræfter den, når aftalen er forbi. Du kan angive, at du skal bekræftes skriftligt, telefonisk eller via e-mail.
   • Bekræftelsesbreve bruges ikke kun til at bekræfte en aftale, en aftale eller modtagelse af genstande: de er også skrevet spor. De er dokumenter beregnet til begge parter og tjener som bevis på korrespondance. De hjælper med at dække begge parter, hvis der er et problem eller en misforståelse.

5. 
   

   
   Bed om en opfølgning, hvis du har brug for det. Sidste afsnit skal indeholde en linje, der opfordrer modtageren til at kontakte dig, hvis det er nødvendigt. Bed ham om at påpege ethvert problem, f.eks. En anmodning om afklaring, misforståelse eller bekymring.
   • Her er nogle eksempler til at skrive: "Venligst informer, hvis du har brug for yderligere oplysninger ..." eller "Svar, hvis du har noget at tilføje ..."

6. 
   

   
   Afslut brevet med en tak. Sørg for, at du er færdig med det korrekt. Brug et udtryk som "Med venlig hilsen", "Tak," "Hilsen" eller "Respektfuldt." Tilføj dit navn og tegn nedenfor. Brug dit fulde navn til professionelle bogstaver.

Del 2 Genlæs bekræftelsesbrevet

1. 
   

   
   Gennemgå dit brev. Før du sender det med officielle dokumenter, selvom det er personligt, skal du læse det igen. Dette er især vigtigt, hvis det er relateret til en professionel aftale. Kig efter stavefejl, hvis ord mangler, hvis der er syntaksfejl, tegnsætningsfejl eller andre problemer.
   • Send et fejlfrit brev præsenterer dig som en ansvarlig, professionel person, der har øje for detaljer.

2. 
   

   
   Brug korrekt papir og en kvalitetsprinter. Når du udskriver dit brev, skal du bruge virksomhedens materialer, inklusive brevpapiret. Hvis du ikke hører til et firma, og du ikke har materialer, skal du udskrive dit brev på papir af god kvalitet. Sørg for at udskrive på en printer, der ikke går tom for blæk eller toner.
   • Udskriv altid dine bekræftelsesbreve, hvis du ikke sender dem pr. E-mail. Du må aldrig skrive et professionelt brev for hånd.

3. 
   

   
   Brug en standard font og margener. Når du skriver et officielt brev, skal du bruge en standardskrifttype som Times New Roman eller Arial. Skrifttypen skal være i størrelse 12, ikke fed, kursiv eller fremhævet. Margen skal måle 2,5 cm på hver side.
   • For officielle breve skal du bruge formatering. Dette betyder, at brevet skal have en enkelt linjeafstand, at du skal hoppe til linjen mellem hvert afsnit og ikke lægge en dalinéa.

4. 
   

   
   Vær kort og direkte. Bekræftelsesbreve er korte bogstaver. Du skal være kortfattet og slette unødvendige ord, sætninger og information. Indholdet skal strengt gælde de detaljer, du bekræfter.

5. 
   

   
   Hold en professionel tone. De fleste bekræftelsesbreve er korte, så deres tone er meget officiel og upersonlig. Dette hjælper med at holde fokus på de bekræftede detaljer og eliminerer unødvendig livlighed.
   • Hvis du skriver et personligt bekræftelsesbrev, et brev til en bekendt eller en med hvem du har et mindre formelt forhold, kan du personalisere det lidt mere. Hvis du er i tvivl, skal du dog forblive i protokol.
   • Selv hvis dit brev skal forblive officielt, kan du vise din taknemmelighed eller entusiasme. For eksempel, hvis du er blevet opfordret til et jobsamtale, kan du svare og sige "Jeg værdsætter, at du giver mig muligheden for at blive interviewet til dette job ..." eller "Jeg ser virkelig frem til dette interview ..."

6. 
   

   
   Ved hvornår du skal sende dit brev. Der er mange grunde til, at du kunne sende et bekræftelsesbrev. Bekræft datoer for møder, møder, interviews, konferencer eller andre arrangementer er almindelige årsager. Her er nogle andre almindelige situationer, hvor du muligvis sender en:
   • når du tilbyder et job
   • når du accepterer et job
   • når du modtager en ordre
   • når du modtager status for din position
   • under rejsearrangementer
   • når du giver tilladelse
   • når du attesterer på en tilstedeværelse