Sådan organiserer du din tid effektivt

Indhold

• etaper
• Del 1 Vurder den aktuelle styring af din tid
• Del 2 Undgå distraktioner
• Del 3 Brug din tid effektivt

Alle har nogensinde hørt nogen klage over, at der ikke er nok timer på dagen til at gøre alt, hvad de skal gøre. Nogle grundlæggende tip til organisering og styring af din tid kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af din tid. Ved at lære at organisere din tid effektivt, vil du være i stand til at udføre mange flere ting.

etaper

Del 1 Vurder den aktuelle styring af din tid

1. 
   

   
   Overhold dine daglige aktiviteter. Se hvad du gør hver dag, og bemærk de forskellige måder, du bruger din tid på. Du vil blive overrasket over at se, hvor meget tid du spilder på dagen, når du sammenligner det med den tid, du bruger på at gøre, hvad du skal gøre.
   • Glem ikke at bemærke de mere meningsløse aktiviteter, for eksempel når du tilbereder din morgenmad, når du laver husarbejde, når du bruser osv.

2. 
   

   
   Skriv alle dine aktiviteter ned i en notesbog. Når du har observeret alle dine aktiviteter og har estimeret, hvor meget tid du bruger på at gøre dem, skal du skrive det ned i en notesbog. Læg alle oplysninger i den samme notesbog, fordi du lettere kan identificere mønstre, der gentages, og når du mister tid, hvis du ser dem alle på den samme side.
   • Husk intet og bemærk tydeligt hver indgang i den bærbare computer. Gruppér ikke separate begivenheder i en post, undervurder ikke mindre opgaver, og skriv de nøjagtige tidspunkter, når du vurderer, hvordan din dag går i stykker.
   • Det kan være nyttigt at gruppere visse aktiviteter i kategorier. For eksempel kan du bemærke blå husarbejde, røde arbejdsaktiviteter og hobbyer i sort. Dette vil hjælpe dig med bedre at visualisere, hvordan du bruger din tid.

3. 
   

   
   
   
   Evaluer din tid. Bruger du en time på ikke at gøre noget? To timer til at beslutte, hvor man skal spise? Otte timer for at surfe på Internettet? Find skabeloner, der fortæller dig, hvordan du bruger din tid og bestemmer, hvilke aktiviteter der er nødvendige, og hvilke aktiviteter der ikke er nødvendige.
   • Mister du tid, fordi du mangler kontrol over dig selv? Sætter du ting for ofte natten over? Accepterer du for meget ansvar? Dette er spørgsmål, du skal stille dig selv, mens du vurderer, hvordan du bruger din tid.
   • Du er måske klar over, at du deler din dag på en måde, der ikke giver mening. For eksempel er det måske ikke klogt at arbejde en halv time før man bruger ti minutter på at gøre uvæsentlige ting, inden man går tilbage på arbejde i en halv time. Du vil være mere fokuseret og produktiv, hvis du arbejder i en time og tager os af mindre vigtige ting senere.
   • Det er bedre, at du tackle dine opgaver ved at nedbryde dem. Denne metode beder dig om at tildele en vis tid til en enkelt opgave uden at blive distraheret.

4. 
   

   
   
   
   Tænk på justeringer. Nu hvor du ved nøjagtigt, hvad du laver på din tid, skal du begynde at foretage aktive justeringer af din tidsplan. Sørg for at identificere områder, som du ikke kan reducere. Det er ikke fordi noget tager meget tid, det er tid, du spilder.

5. 
   

   
   Find hvad der er galt. Hvis du bruger tre timer om dagen på at sende arbejdspapirer, er det usandsynligt, at du vil være i stand til at reducere den mængde tid, du bruger på denne aktivitet. Hvis du imidlertid sender fire eller fem medarbejdere mellem job, kan du muligvis reducere den tid, du bruger på denne aktivitet.

6. 
   

   
   Skift dine vaner. Uanset dit problem med at styre din tid, er der altid en løsning. Når du har fundet den tid, du spilder på din tid eller den måde, du skal bruge din tid på, skal du gøre en samlet indsats for at ændre dine tidsstyringsvaner.
   • Hvis du bruger for meget tid på at udføre husarbejde eller forberede dig på at spise, kan du overveje at ansætte en husholderske eller en kok. For nogle mennesker er deres tid mere værd end deres penge.
   • Du tilbringer måske en god del af din dag med at surfe målløst på Internettet. Du kan begrænse din adgang til bestemte websteder eller sociale netværk, når du hellere skal arbejde eller gøre noget andet.

Del 2 Undgå distraktioner

1. 
   

   
   Identificer distraktionerne i dit liv. Konstante distraktioner er den største trussel mod god tidsstyring. Du er nødt til at forstå, hvilke aktiviteter, eller hvilke enkeltpersoner der har tendens til at spilde din tid. Uanset om det er en ven, der aldrig holder op med at tale eller en skyldig fornøjelse, der tager dig væk fra dit job, skal du finde måder at undgå noget, der spilder din tid.
   • Hvis du bruger en masse tid på noget, der ikke giver de ønskede resultater, er det sandsynligvis en distraktion i dit liv, du skal undgå.
   • Hvis du arbejder på et kontor, vil du sandsynligvis tænke på mange af dine kolleger som distraktioner. Undgå unødvendige samtaler, når du har ting at gøre. Glem dog ikke, at din holdning på kontoret er lige så vigtig for fremskridt i din karriere som dine tidsstyringsevner, så du skal ikke være dårlig.

2. 
   

   
   Undgå lange samtaler på telefonen. Hvis du bruger en masse tid på at hænge på telefonen, er du muligvis nødt til at justere dine samtalevaner. Ofte kan du opnå hurtigere resultater med ansigt til ansigt snarere end telefonisk diskussioner, hvorfor du har brug for at reducere den tid, du bruger på at hænge på linjen.
   • Mange telefonsamtaler, især i begyndelsen eller slutningen, inkluderer unødvendige eller unødvendige diskussioner. Folk har en tendens til at afvige fra emnet, mens de er i telefon, så du er nødt til at være opmærksom. I møder ansigt til ansigt føler du dig mere forpligtet til kun at diskutere det emne, der interesserer dig. Dette sker, fordi der ikke er andre distraktioner, når du er foran din opkalder.

3. 
   

   
   Brug ikke for meget tid på Internettet. Mange mennesker bruger nettet som et vigtigt værktøj til at udføre opgaver, der skal udføres. Der er dog lige så mange, der forkæler sig med at læse nytteløse artikler eller sportsnyheder eller se billeder af stjerner, katte eller hvalpe. Hold fokus, mens du bruger internettet. Der er programmer, som du kan installere, der blokerer visse apps, websteder og domæner for at hjælpe med at reducere distraktionerne, som internettet tilbyder.
   • Undgå Facebook og andre sociale netværkssider, når du skal fokusere på noget andet.
   • Du spilder også meget tid på at søge efter forskellige emner på Google. Du kan tænke på at foretage en hurtig søgning om et enkelt emne, og inden du ved det, brugte du tre timer på at søge på dybderne på nettet.

4. 
   

   
   Brug et "ikke forstyrr" -skilt. Du kender sandsynligvis dette tegn, der hænger på døren til hotelværelserne. Det kan være lige så effektivt på kontoret eller på din arbejdsplads. Du kan afhente denne slags skilt ved at hente det på det næste hotel, hvor du bor, eller ved at udskrive et derhjemme, som du kan hænge på din kontordør, når det bliver nødvendigt. Dette vil hjælpe dig med at undgå risikoen for unødvendige samtaler, der vil distrahere dig fra dit arbejde.
   • Hvis du arbejder derhjemme, er det vigtigt at have en dedikeret plads kun til arbejde. Arbejd ikke i de fælles områder af huset, da tv-, telefon- eller videospilkonsollen let kan distrahere dig fra dit arbejde.

5. 
   

   
   Tag dig tid til de uundgåelige distraktioner. Der er nogle distraktioner, som folk bare ikke kan undgå. Undertiden er det din chef, der kommer til dig for at diskutere ting og andre eller et ældre medlem af din familie, der har brug for hjælp til enkle ting. Uanset hvilke uundgåelige distraktioner, hvis du forbereder dig på forhånd, vil de ikke forstyrre den tid, du har brug for andre projekter eller aktiviteter, som du har brug for at gennemføre.

Del 3 Brug din tid effektivt

1. 
   

   
   Skriv alt. Stol ikke på din hukommelse for at udføre de opgaver, du har brug for. Skriv ned alt hvad du skal gøre et sted, og vær parat til at konsultere denne liste ofte for at nå dine mål.
   • Selvom den pågældende opgave synes at være mindre eller sekundær, skal du være opmærksom på den. Din kalender skal være fyldt med små kommentarer som "ring til John", "kig efter fortjenstmargener" eller "send en til chefen".
   • Hold konstant en notebook med dig for at bemærke de opgaver, der vises. Du tror, ​​du vil huske at skrive dem senere, men du vil ikke gøre det.

2. 
   

   
   Brug en kalender. Ved at tilføje en simpel kalender til dine værktøjer, der hjælper dig med at organisere, kan du organisere din tid mere effektivt. Skriv nye frister, hjemmearbejde eller møder, når de fylder op til din tidsplan. Tag dig tid hver morgen til at læse din kalender igen for at finde ud af, hvad der er foran dig.

3. 
   

   
   Undgå overarbejde. Organiser din tidsplan for at undgå at have for mange ting at gøre eller være ansvarlig for for mange projekter på samme tid. Kontroller din kalender, før du accepterer noget for at sikre dig, at du har tid. Dette vil hjælpe dig med at holde dig organiseret og se regelmæssigt på din kalender.

4. 
   

   
   Fjern distraktioner. Organiser din tid produktivt ved at fjerne elementer, der kan være distraktioner eller få dig til at miste dit mål af syne eller være for sent. Hold tv'er og spilkonsoller væk fra det rum, hvor du studerer eller betaler regninger for kun at fokusere på de opgaver, der skal udføres først, og for at holde hobbyerne til senere.

5. 
   

   
   Organiser dine opgaver. Administrer din tid effektivt ved at organisere dig selv til at udføre nogle vigtige eller presserende opgaver først. Bemærk den i din kalender ved at fremhæve den med en speciel farvemarkør eller ved at placere et klistermærke. Pas først på disse presserende aktiviteter for at give dig selv nok tid til at afslutte dem, og arbejd derefter på mindre presserende aktiviteter, når du er færdig med de første.
   • Tøv ikke med at ændre dine prioriteringer fra tid til anden. Der er ting, der kan vises i sidste øjeblik, og som hurtigt kræver din opmærksomhed. Du bliver nødt til at stoppe med at gøre det, du laver, og somme tider fokusere din energi og tid på en aktivitet i sidste øjeblik. Bare sørg for, at det ikke sker for ofte.
   • Hvis du er klar over, at du konstant omorganiserer dine prioriteter i løbet af dagen, er der noget galt. Selv hvis du er nødt til at forvente mindre justeringer i brugen af ​​tid, hvis du skal foretage konstante ændringer, kan det skyldes, at du ikke organiserede dine aktiviteter korrekt fra starten.

6. 
   

   
   Vær realistisk. Giv dig selv en realistisk tid til at gennemføre hver af dine opgaver. Hvis du tror, ​​det vil tage en halv time til en time at gennemføre en aktivitet, skal du give dig selv en time. Ved at forblive realistisk om, hvor lang tid en aktivitet tager, undgår du at blive overbelastet eller for sent.
   • Forebyggelse er altid bedre end kur og giver dig mere tid, end du har brug for. Hvis du er færdig med din opgave tidligere, kan du gå videre til den næste opgave, som ikke bør påvirke din produktivitet.

7. 
   

   
   Organiser de grundlæggende aktiviteter. Glem ikke at tælle den tid, du har brug for til basale aktiviteter såsom måltider eller bruser. Dette kan virke naturligt for dig, men det er vigtigt at tage dig tid til at gøre dem blandt dine andre aktiviteter for at sikre dig, at du ikke glemmer dem eller ikke kommer for sent.

8. 
   

   
   Brug et system med påmindelser. Opret et simpelt påmindelsessystem ud over din tidsplan, så du kan huske vigtige opgaver og tidsfrister. Brug post-its eller alarmer på din telefon på bestemte tidspunkter af dagen for at huske at gøre noget eller planlægge en aktivitet. Dette system hjælper dig med at glemme intet.
   • Undgå at stole på andre til at huske, hvad du skal gøre. De vil sandsynligvis glemme dig, som du vil glemme dig selv.
   • Hvis du har noget meget vigtigt at gøre, skal du organisere mange påmindelser. Du kan ignorere et post-it eller en advarsel på telefonen.

9. 
   

   
   Bed om hjælp. Bed nogen om at hjælpe dig eller delegere enklere opgaver om nødvendigt. Du hjælper dig selv med at styre din tidsplan, hvis du er stolt af dig selv og beder nogen om at udføre enkle opgaver, såsom at hjælpe med husarbejdet eller forberede middagen, når du har travlt.
   • Sørg for at delegere dit ansvar til kvalificerede mennesker. Det er ikke nok til at afslutte den pågældende opgave, du vil også have, at den skal udføres godt.
   • Brug ikke vanen med konstant at bede om hjælp fra dine kolleger. Dette indikerer, at du ikke ved, hvordan du styrer din tid. Du vil være doven og umotiveret.

10. 
    

    
    Evaluer din produktivitet. Fra tid til anden er det nødvendigt at tage et skridt tilbage og analysere, hvad du har opnået, kvaliteten af ​​din præstation og den tid det tog dig. Ved at blive opmærksom på disse aspekter af dit arbejde og dit liv, vil du være i stand til at foretage ændringer i din tidsplan og dine daglige vaner, hvilket kan give overraskende effektive resultater.

11. 
    

    
    Beløn ​​dig selv. Hvis du arbejder hårdt eller for meget, vil du nå et stadium af udmattelse, og det vil være svært for dig at koncentrere dig selv på de enkleste opgaver. Så er du nødt til at tage et øjeblik fra tid til anden for at fejre det, du har opnået, og at belønne dig selv ved at gøre noget, du virkelig elsker.
    • Sørg for at bruge din fritid på at have det sjovt. Sluk for telefonen, og undgå at besvare dine spørgsmål. Hvis du blander arbejde og fornøjelse, vil du ikke hygge dig, og du vil akkumulere træthed.
    • Hvis du arbejder mandag eller fredag, skal du hvile weekenden. Hvis du lige har arbejdet tre måneder uden pause på det samme projekt, skal du tage en lille ferie, når du er færdig.